La gestion budgétaire des approvisionnements : programmes, budgets et contrôle

La recherche d’un optimum induit des décisions quant au rythme des approvisionnements et aux quantités commandées. Ces décisions aboutissent à l’établissement de programmes qui présentent les dates de commande et de livraison et les lots commandés. La budgétisation comprend aussi bien le budget des achats que celui des frais d’approvisionnement.

Méthode de gestion budgétaire des approvisionnements

Le schéma général

Statistiquement, on montre que tous les éléments référencés en stock n’ont pas le même poids en valeur. Cette constatation conduit l’entreprise à adopter des méthodes différenciées de gestion des stocks, réservant les outils les plus performants mais les  plus coûteux aux références qui représentent les plus grandes valeurs en consommation et en adoptant des méthodes plus empiriques pour les références qui représentent les valeurs les moindres.

• La méthode des 20/80 se fonde sur le constat suivant : en général, 20 % des références en stock représentent 80 % des valeurs des consommations annuelles et 80 % des éléments, 20 % des valeurs.
• La méthode ABC distingue les stocks en trois familles : 10 % des références représentent 60 % de la valeur des consommations (famille A), 30 % des références représentent 30 % des consommations (famille B) et 60 % des références représentent 10 % des consommations en valeur.

Le programme des approvisionnements

• L’objectif est d’établir un calendrier des commandes et des livraisons.
• Le modèle d’optimisation étudié dans la fiche précédente est fondé sur l’hypothèse de consommations régulières. L’entreprise commande alors, à intervalles réguliers, des quantités constantes.
• Le modèle étudié est également applicable quand les consommations sont irrégulières. L’entreprise a alors le choix entre :

• une périodicité constante avec des lots de commande variables,
• des lots de commande constants avec une périodicité variable.
  Elle peut définir le programme de ses approvisionnements :
  – selon une méthode graphique,
  – à partir de tableaux de calcul. (Voir Application.)

Le budget des approvisionnements

La prévision aboutit à l’élaboration de plusieurs budgets dont la variété dépend de la structure organisationnelle de l’entreprise et du réseau d’analyse comptable.

• Le budget des achats exprime, mois par mois, les achats prévisionnels à partir des prévisions des prix.
• Le budget des charges d’approvisionnement et de stockage sont définis en fonction des centres d’analyse : magasin, centre approvisionnement, etc. Ces budgets sont établis en charges variables et charges fixes.

Le contrôle des approvisionnements

1. Les analyses synthétiques

• Le contrôle des charges d’approvisionnement s’exerce par calcul d’écarts.
• La détermination, en fin de période, d’écarts sur prix et sur quantités des matières, le plus souvent réalisée à la sortie des stocks , ne dispense pas d’un suivi régulier des quantités en stock.
• La rotation des stocks traduit la dynamique de leur gestion. Elle peut être mesurée par le ratio de rotation ou par une durée moyenne de stockage:

r=  Valeur des sorties de stock de l’année/ Valeur du stock moyen

d (en jours) = (Valeur du stock moyen/Valeur des sorties de stock de l’année)x 365 = 1/r x 365

2. Le suivi des stocks

Le contrôle au jour le jour des stocks est indispensable au fonctionnement de l’entreprise : niveau en stock, respect des délais de commande, de livraison, qualité des éléments stockés. Il permet d’entreprendre les ajustements tant internes qu’externes qui garantissent le fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Application : programme des approvisionnements lorsque les consommations sont irrégulières

La société Handy-Niort fournit les consommations annuelles prévisionnelles de composants de l’année N ainsi que leur cumul :

Le stock au 1er janvier N est de 600 composants.
Les consommations de janvier N + 1 sont évaluées à 550 composants.
Les livraisons sont envisagées le premier du mois.

Rappelons que la définition d’un optimum, dans l’hypothèse de consommations régulières, conduit à commander des lots de 3 400 composants, trois fois par an. Le stock de sécurité est évalué à 14 jours de consommation et le délai de livraison est de 15 jours.

Établir le programme des approvisionnements :
– par lots constants,
– par périodes constantes.

Solution de l’application :

1. Programme par lots constants
Établissement du programme par tableau de calcul

(1) Stock nécessaire en début de mois = consommation du mois + stock de sécurité.

• Démarche de calcul de chaque ligne
1. Comparaison du stock initial au stock nécessaire. Si Stock initial < Stock nécessaire, alors livraison au 1er du mois.

En janvier, Stock nécessaire = Consommation de janvier
+ 14 jours de consommation de février = 500 + 549/30 × 14 = 757 composants.

2. Si livraison, calcul du stock après livraison.
3. Calcul du stock final.

Détermination graphique

• Démarche
➀ Détermination de la première date de livraison.
➁ Approvisionnement de 3 400 composants.
➂ Détermination de la date de la deuxième livraison, quand le niveau de stock atteint 14 jours de consommation, etc.

Programme des approvisionnements

Ce programme, exprimé en quantités commandées, met en évidence le calendrier des approvisionnements des lots constants de 3 400 composants.

Si la détermination graphique permet de déterminer un calendrier précis des approvisionnements, il est plus simple de procéder en début de mois, quinzaine, décade, etc.

2. Modèle à périodicité constante

Détermination des quantités par tableau de calcul

• Démarche

1. Détermination de la date de la première livraison par comparaison du stock initial au stock nécessaire (1 mois de consommation + stock de sécurité). Livraison si le stock est insuffisant
2. Définition du calendrier des livraisons ultérieures (tous les quatre mois).
3. Pour chacun des mois de livraison, définition du stock nécessaire = 4 mois de consommation + 14 jours de consommation du cinquième mois.

En janvier, stock nécessaire = 500 + 549 + 863 + 757 + 770 × 14/30 = 3 029 .

4. Calcul du lot de commande = stock nécessaire – stock initial.

Détermination graphique

• Démarche
➀ Définition de la première livraison.
➁ Établissement du calendrier des livraisons suivantes.
➂ Détermination du stock de sécurité nécessaire au moment de chaque livraison (14 jours de consommation).
➃ Déduction du lot de commande.

Programme des approvisionnements (à partir du tableau de calcul)

Ce programme fait ressortir les quantités à commander, selon une périodicité régulière (tous les quatre mois).