Nous allons examiner l’enregistrement de ces opérations en les regroupant par « services » de l’entreprise et en globalisant les 10 mois, de mars à décembre. Nous imaginerons donc que le responsable comptable vient vérifier, 10 mois plus tard, soit le 31 décembre, la bonne qualité des enregistrements des trois services fondamentaux qui traitent des opérations d’exploitation, à savoir: le service clients, le service fournisseurs , le service personnel.
Service facturation clients et encaissements:enregistrement
Opération 13a : Ce service a émis, pendant ces 10 mois, des factures mensuelles de 11 00 K€ aux clients, chacune payable à 60 jours, supposons-le.
Ce service aura normalement enregistré tout au long de l’année: + 11 00 x 10 mois = + 11 000 en « créances/clients » et + 11 000 en « actionnaires/ gestion » (ventes).
En effet, toute vente faite est « acquise » aux actionnaires, comme cela a été vu au chapitre précédent. Il faudra être très attentif à la numérotation séquentielle des factures afin qu’il n’y ait aucun oubli de facturation. Chaque facture , avant classement, devra être accompagnée du bon de livraison (s’il s’agit de biens) ou du bon d’exécution (s’il s’agit de prestation de service).
Opération 13b : Règlement des clients entre mars et décembre.
Le service encaissement/clients aura reçu, jour après jour de la part des clients facturés un total de 9 800 par CB (Chèque Bancaire) pendant ces 10 mois. Ce service aura enregistré: Banque : + 9 800, avec créances/clients: – 9 800. Ces montants de 11 000 et 9 800 sont expliqués par le schéma suivant, les clients payant à 60 J.
Les clients payant à 60 jours:
– les ventes de février qui sont de 1 000 seront payées en avril;
– les ventes de mars qui sont de 11 00 seront payées en mai;
– les ventes d’avril qui sont de 11 00 seront payées en juin;
– etc.
Les encaissements de mars à décembre, non encore comptabilisés seront donc de: 0 (mars)+ 1 000 (avril}+ 8 x 11 00 (mai à décembre)= 9800.
Comprenons bien: dans les entreprises, service facturation clients (opération 13a) et service encaissement (13b), appelé aussi service trésorerie, travaillent souvent « en aveugle » l’un par rapport à l’autre pour des raisons de sécurité d’enregistrement. Ils sont spécialisés: l’un cherche à établir la facturation et seulement cela, l’autre à suivre les encaissements et seulement cela … d’où leur indépendance« comptable». Même démarche de travail en aveugle pour les trois services de frais ci-après.
Service fournisseurs et décaissements: frais généraux
Il y a environ une douzaine de types de frais généraux possibles dans la pratique: loyer, téléphone, assurances, missions et réceptions (hôtels, restaurants), publicité, honoraires, déplacements, EDF, études, personnel intérimaire, affranchissements, commissions bancaires.
Opération 14a : Réception tout au long de l’année de factures mensuelles de 200 K€ payables à 30 jours, soit un total de 2 000 K€ pour 10 mois. On comptabilisera: Fournisseurs: + 2 000 et actionnaires/gestion: – 2 000 .
Pour être comptabilisée, une facture doit être accompagnée du bon de réception et éventuellement du bon de commande: ce n’est que lorsqu’il y a eu contrôle entre facture et bon de réception que l’on peut enregistrer la facture, qui devient alors « bonne à payer » !
Opération 14b: Règlements aux fournisseurs entre mars et décembre. Si le délai de 30 jours est respecté, le service règlement aux fournisseurs aura payé 2 300 par CB entre mars et décembre. On comptabilisera: Banque: -2 300 et fournisseurs: – 2 300. Ces montants de 2 000 et de 2 300 sont expliqués ci-dessous:
Synthèse des écritures passées sur le bilan ci-contre:
Opération 13a : créances clients:+ 11 000 et actionnaires/gestion (au titre des ventes): +11 000
Opération 13b : banque: + 9 800 et créances/clients: – 9 800
Opération 14a : fournisseurs: + 2 000 et actionnaires/gestion (au titre des frais généraux): – 2 000
Opération 14b : banque: – 2 300 et fournisseurs: – 2 300
Service achat et personnel
Testez-vous en complétant le bilan ci-contre avec les opérations 15 et 16 relatives à 10 mois.
Opération 15a : Achat pour la fabrication de mars à décembre de 330 par mois de matières premières, payables à 90 jours.
Opération 15b : Paiement de 2 310 de mars à décembre à notre fournisseur de matières premières (confirmer le calcul si possible).
Opération 16a : Le service « paye » a établi au cours des 10 mois des payes pour 420 x 10 = 4 200 (à devoir mois après mois au personnel).
Opération 16b : « Règlement » par le service paye au cours des 10 mois: 400 (salaires de février)+ 4200 (salaires de mars à décembre), soit 4600.
Nota: comme les autres services (clients et fournisseurs) le service paye est divisé en deux parties: une personne s’efforce d’établir les bulletins de paye à partir des heures travaillées, ce qui n ‘est pas toujours une tâche très aisée compte tenu de toutes les lois sociales. Cette personne enregistre une dette à devoir au personnel … et c’est une autre personne (séparation des fonctions) qui se charge de payer le personnel (qui peut très bien avoir demandé des acomptes, des prêts … dont il faut tenir compte!).
Bilan 3 à compléter
Correction:
Opération 15a : On a acheté pour la fabrication de mars à décembre pour 330 par mois de matières premières, soit au total 3 300. En théorie on serait tenté d’enregistrer que l ‘on possède , mois après mois, un stock qui augmente d’autant. ..
Mais, en fait, le stock est, mois après mois, « consommé » pour la fabrication des meubles: il est plus simple de considérer qu’il est « perdu » (consommé) dès son acquisition, d’où l’inscription de l’achat en « charge » en moins pour les actionnaires; en fin d’année on fera la régularisation nécessaire au cas où il reste du stock … et on verra lors de l’opération 20 que ce sera le cas (il restera 1 00 de stock)!
Opération 15b : On a payé 2 310 de mars à décembre à notre fournisseur de matières premières , soit 330/mois x 7 mois: la banque a diminué d’autant et la dette au fournisseur aussi. En effet on a payé ce fournisseur à 3 mois, donc seulement 7 mois sur les 10 mois ont été payés.
Nota: rappelons que la loi LME (Loi de Modernisation de /’Économie) impose de payer un fournisseur à 60 jours ou 45 jours fin de mois ; ici, on est donc en contradiction avec cette loi .. . notre fournisseur pourrait nous le reprocher!
Opération 16a: Le service « paye » indiquera, mois après mois, qu’il doit 420 au personnel (compte de passif). Comme à l’actif il n’y a rien en contrepartie (on ne possède pas le temps de travail), c’est autant en moins que n’auront pas les actionnaires (même principe que pour l ‘opération 12).
Opération 16b: La banque aura diminué mois après mois de 10 fois 420 = 4 200 augmentés des 400 de février payés début mars, soit 4 600 et simultanément, c’est autant que l’on devra en – au personnel.
Bilan corrigé :
Points clés
Les services travaillent » en aveugle « les uns par rapport aux autres
dans les grandes entreprises notamment. Le service «facturation» client émet les factures aux clients .. . mais c’est un autre service qui gère les encaissements successifs des clients: cela permet une meilleure automatisation des tâches. Le service« fournisseurs» enregistre les factures fournisseurs … mais c’est un autre service qui gère les règlements à faire aux fournisseurs.
Ne pas confondre produits et recettes, ni charges et dépenses
Exemple: on a fait des ventes de 1 00 dont 88 ont été payées; il y a eu des frais de 70 dont 60 ont été payés :
– les produits ont été de 1 00 et les recettes de 88
– les charges ont été de 70 et les dépenses de 60
– on pourrait ajouter que le résultat a été de +30 (soit 1 00 – 70) et que la trésorerie est de 28 (soit 88 – 60)
L’enregistrement des factures fournisseurs
suppose un rapprochement bon de commande/bon de réception/facture:
– rapprochement du bon de réception/bon de commande;
– rapprochement facture/bon de réception ou d ‘exécution: c ‘est la validation de cette phase qui permet« le bon à payer».
Lorsqu’on achète des matières premières
on les passe en frais et non en stock, partant du principe qu’elles seront pour l’essentiel « consommées». En fin d’année, compte tenu du stock restant, donc non consommé, on corrige l’excès passé initialement en frais.
Particularité de la méthodologie
Comprendre et intégrer les liaisons produits/encaissements et charges/décaissements.
Entraînez-vous : Intérêt de cet exercice: comprendre la liaison produits/encaissements et charges/décaissements.
Une imprimerie édite pour le compte de sociétés des rapports annuels sous forme de plaquettes. Elle a réalisé au cours de sa 1re année les opérations suivantes:
Opérations initiales:
1. Apports des actionnaires (= augmentation de capital): 1 000 000
2. Acquisition d’une imprimante : 900 000
Opérations d‘exploitation (mois après mois, tout au long de l’année):
3. Vente de plaquettes: 60 000 unités à 20 € l’unité, payées à 60 jours
4. Achat de papier consommé: 72 000 € payées à 30 jours (soit 6 000/mois)
5. Frais généraux (téléphone, EDF, honoraires, publicité…): 120000 à 45 jours (soit 10 000/mois)
6. Salaires: 700 000 entièrement payés à l’exception de 5 000 € qui seront payés en début d’année suivante
Question: présentez les opérations à l’intérieur d’un bilan.
Solution de l’exercice :
Les opérations ne présentent pas de difficulté particulière, sauf, peut-être, la 5.
Opération 5 : 120000/an = 10 000/mois ; si on paye à 45 jours:
– les frais de la 1re quinzaine de janvier tombent dans la 2e quinzaine de février;
– les frais de la 2e quinzaine de janvier tombent dans la 1re quinzaine de mars, etc.
On voit que l’on a ensuite des mois complets.
Merci pour votre travail seul Dieu vous recompensera