Les outils de l’audit cours résumé à télécharger en pdf

Les outils de l’audit sont :  Les outils de collecte de l’information, les outils descriptifs, les outils de diagnostic et les techniques de validation.  Les auditeurs disposent de différents outils pour mener à bien la mission d’audit. Bien qu’il existe des méthodologies et de nombreux outils à la disposition de l’auditeur c’est son jugement et son professionnalisme qui vont déterminer, à tout moment, l’étendue des travaux à mettre en œuvre et à superviser ainsi que les outils les plus adéquats à chaque phase et pour chaque objectif.

On distingue diverses catégories d’outils comprenant chacune différents outils:
– Les outils de collecte de l’information,
– Les outils descriptifs,
– Les outils de diagnostic,
– Les techniques de validation.

Les outils de collecte de l’information

Cette catégories d’outils est utilisée tout au long de la mission et comprend les outils suivants:

a- L’entretien d’audit,
b- L’observation physique,
c- Les questionnaires.
a- L’entretien d’audit

L’entretien d’audit comprend différentes étapes :

1- La préparation de l’entretien, qui a lieu, évidemment, avant la rencontre avec la personne avec qui l’entretien sera réalisé. La préparation consiste à :

• Prendre rendez-vous: ceci permet de s’assurer de la disponibilité de l’interlocuteur. Il est préférable de prévoir une heure de début et de fin,
• « Connaître » son interlocuteur: collecter les informations pertinentes sur cette personne dans le contexte professionnel, c’est dire ses fonctions, sa position hiérarchique, l’information qu’il pourrait détenir et fournir, etc
• Préparer son sujet et ses outils: lire et comprendre l’ensemble des éléments inclus dans le dossier permanent se rapportant au sujet de l’entretien; fixer les objectifs à atteindre; prévoir un guide d’entretien.

2- L’entretien à proprement parler, durant lequel il est recommandé de:

• Se présenter, si nécessaire (première rencontre avec l’interlocuteur), préciser le but de l’entretien (ceci permettra à votre interlocuteur de juger quelle information pourrait vous être utile) et confirmer la durée prévue,
• Se concentrer sur le processus et sur le contenu,
• Ecouter attentivement, demander l’illustration des dires par des exemples, s’assurer de comprendre ce que dit l’interlocuteur: résumer ou reformuler, de temps en temps, les informations recueillies,
• Recentrer la discussion si nécessaire (si elle s’éloigne du but de l’entretien),
• Rester neutre (même si l’interlocuteur sollicite l’avis de l’auditeur),
• Prendre des notes, ce qui permet de: (i) ralentir si nécessaire le flux d’information (ii) conserver une trace du déroulement de l’entretien et des points essentiels évoqués,
• Varier la forme des questions : ouvertes ou fermées, alternatives, suggestives, factuelles (qui ? quoi ? où ? comment ?). Ceci contribue à maintenir l’attention de l’interlocuteur et à lui éviter l’ennui.
• Remercier l’interlocuteur en lui indiquant que l’équipe d’audit pourrait, éventuellement, avoir des questions complémentaires par la suite.

3- La suite de l’entretien, qui consiste à:

• Formaliser les notes prises (voir outils descriptifs ci-dessous),
• Exploiter ce qui peut l’être.
  

Attention : La formalisation des notes et l’exploitation de l’information obtenue doivent se faire à chaud, c’est à dire immédiatement après l’entretien.

b- L’observation physique

Il s’agit de l’observation directe, sur le terrain de la réalisation d’une activité, le suivi d’un processus, la constatation d’une réalité. Cet outil de collecte de données sert à mieux comprendre les procédures étudiées; il permet de suivre sur le terrain le cheminement de certaines procédures. Il permet aussi de constater si les procédures sont effectivement appliquées ou, éventuellement, les différences entre ce qui doit se faire (conception) et ce qui se fait (mise en œuvre).

Avantages

Parmi les avantages de l’observation physique on trouve, qu’ils peuvent permettre à l’auditeur ou auditrice de:

• S’apercevoir si dans les explications (recueillies pendant l’entretien) une partie de la procédure a été omise,
• S’assurer de la bonne compréhension de l’ensemble des procédures ou de l’environnement (fonction, ou système) étudié,
• Constater des problèmes qui ne sont pas connus ou impossible de déduire de l’information écrite,
• Bénéficier d’une source riche d’exemples spécifiques utiles à l’illustration des conclusions générales.
  

Limitations

Parmi les limitations de l’observation physique on trouve:

• Elle n’est pas toujours possible (ceci dépend par exemple de la nature de l’activité dont l’auditeur veut observer l’exécution),
• Une observation physique ou directe ne permet pas de généraliser; en plus l’observation requiert du temps et le nombre d’observations doit alors être limité,
• Les personnes peuvent se comporter différemment de l’habituel quand elles sont observées.

c- Les questionnaires

Il existe différents types de questionnaires, parmi lesquels on trouve:

• Questionnaires ouverts ou fermés,
• Listes de vérifications (check-lists),
• Questionnaire de contrôle interne (voir modèle).

Parmi les bonnes pratiques pour l’utilisation de cet outil figurent:

• Adapter l’outil à l’entreprise et au secteur et garder le recul nécessaire,
• Utiliser le questionnaire en tant que guide de l’entretien; le questionnaire ne doit pas emprisonner l’auditeur et son interlocuteur,
• Eviter que le questionnaire soit rempli par l’interlocuteur et qu’il se substitue ainsi à l’entretien.
  

Les outils d’audit descriptifs

Cette catégorie d’outils sert à donner forme, à structurer et/ou à résumer les informations collectées. Ces outils sont de quatre types qui, généralement, se complètent :

a- Les organigrammes
b- Le narratif
c- Les diagrammes
d- Les grilles de séparation des tâches

a- Les organigrammes

Selon le dictionnaire Larousse, un organigramme est un «Graphique de la structure d’une organisation complexe (entreprise, groupement, etc.), représentant à la fois les divers éléments du groupe et leurs rapports respectifs ».

Les organigrammes permettent donc de décrire et de comprendre les responsabilités respectives des membres du personnel; leurs fonctions et leur autorité formelle.

Il est important de noter la possibilité d’existence de différences non négligeables entre l’organigramme officiel et les responsabilités réelles. Par exemple, une personne peut exécuter dans la réalité des tâches qui ne font pas partie de ses responsabilités formelles indiquée dans l’organigramme.

L’auditeur est souvent ramené à mettre à jour les organigrammes (s’ils ne reprennent pas les derniers changements) et/ou à rajouter ces propres commentaires (pour les ajuster à la distribution réelle des responsabilités ou pour clarifier certains aspects qui requièrent des précisions).

b- Le narratif

Il s’agit de décrire une réalité au moyen de texte écrit, d’une narration.

Avantage: il est à la portée de tous.
Inconvénient : présente le risque de lourdeur et de manque de rigueur; l’auditeur se retrouve face à la question « jusqu’où aller dans les détails ? »

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