L’activité d’une entreprise est continue dans le temps, les comptes sont établis et clos à des dates données ; savoir se situer dans le temps est l’une des exigences de la comptabilité. La date d’enregistrement des acquisitions et des cessions est importante pour déterminer à quel moment la dette ou la créance est constituée et sur quelle période comptable les opérations doivent être constatées.
Objectif de ce cours :
- Savoir se situer dans le temps par rapport aux exercices comptables.
- Savoir déterminer à quelle date une écriture doit être comptabilisée.
La date d’enregistrement: règle générale
a) D’un point de vue juridique
Une vente est réputée parfaite quand il y a accord entre les parties sur la chose et sur le prix. La date d’une transaction, vente pour l’une des parties, achat pour l’autre est la date de cet accord.
b) D’un point de vue fiscal
Pour déterminer quand un produit est imposable, quand une charge est déductible, le Code général des impôts a défini les dates d’exigibilité :
« Date de livraison pour une marchandise, date de l’exécution du service en cas de prestations de service. Cette date est identique que l’on soit acheteur ou vendeur, client ou fournisseur. »
c) Analyse comptable
Une entreprise ne devrait enregistrer une opération qu’à partir du moment où le transfert de propriété a eu lieu. Celui-ci est apprécié du point de vue juridique. C’est-à-dire qu’il correspond à :
- la date de livraison d’une marchandise ;
- la date d’exécution d’un service.
La possibilité d’utiliser les documents comptables comme élément de preuve devant les tribunaux a été prise en compte dans la conception des règles comptables. Il est donc nécessaire que toutes les informations contenues dans la comptabilité puissent être vérifiables. Cette préoccupation concerne également la date d’enregistrement des opérations.
Le fait que la date de conclusion d’un accord ne soit pas toujours une date écrite et la connexion avec les règles fiscales ont conduit à retenir la règle générale suivante : une opération est comptabilisée à la date de la facture Cette date correspond à :
- l’origine de la dette (ou de la créance) d’une entreprise envers son client (ou fournisseur), date à laquelle le passif (ou l’actif) est constaté ;
- la date à laquelle l’entreprise dispose des biens acquis ou bénéficie des prestations de service.
La date de la facture peut être différente de la date du transfert de propriété. Ces écarts sont analysés en fin d’exercice et peuvent donner lieu à des écritures d’inventaire, les régularisations de charges et de produits, pour pouvoir déterminer le résultat de la période de façon fiable .
Remarque : contrairement à la règle générale, l’article 3 1 3-3 du PCG précise que « les transactions assorties d’une clause de réserve de propriété sont comptabilisées à la date de la livraison du bien et non à celle du transfert de propriété. »
La date de livraison d’un bien
Comment peut-on connaître la date de livraison ?
a) Achats en France
La date de la facture est très souvent la date de livraison.
Celle-ci est en général inscrite sur le bon de livraison qui doit être conservé avec la facture. Le bon de livraison, signé par une personne responsable, est une garantie de la fiabilité des informations inscrites sur le bon de livraison.
Au-delà des aspects juridiques et fiscaux, le choix de date d’enregistrement revêt des aspects pratiques. La date de facture est un élément important dans la communication entre un client et son fournisseur, c’est également un point de repère important pour le classement des factures.
Comme les achats sont toujours enregistrés à la date de facture, il faudra analyser les comptes de charges en fin d’exercice pour déterminer les écritures d’inventaire .
Exemple :Une pharmacie reçoit des livraisons pour les produits de parapharmacie tous les mois et pour les médicaments quasi quotidiennement. La date de clôture des comptes de la pharmacie est le 31 décembre.
Facture de parapharmacie :
La date de livraison et la date de facture sont identiques, cette facture sera enregistrée à la date du 5/12. Facture de médicaments (voir cette facture page suivante) :
Elle correspond à plusieurs livraisons qui se répartissent avant et après la date de clôture. Cette facture sera enregistrée à la date du 2 janvier. Une écriture d’inventaire sera comptabilisée en fin d’exercice pour tenir compte de la livraison du 29/12 qui n’a pas été enregistrée sur la bonne période.
b) Achats à l’importation
Compte tenu de l’éloignement, du temps de transport, du passage en douane, il peut s’écouler plusieurs semaines entre le départ de la marchandise du fournisseur et son arrivée chez le client. La détermination de la date d’enregistrement de la facture est plus complexe.
Si on retient comme date d’enregistrement, la date du transfert de propriété, il faut déterminer si ce transfert a lieu au départ du fournisseur ou à l’arrivée chez le client. Cette date n’est pas toujours clairement identifiée. Un des repères qui peut être retenu est de savoir qui du vendeur ou de l’acheteur supporte l’assurance des marchandises pendant le temps du transport.
Quelles que soient ces difficultés, les factures correspondant aux importations sont enregistrées à leur date d’émission. C’est également généralement cette date qui est retenue pour déterminer à quel cours les factures libellées en monnaie étrangère doivent être converties en euros.
Exemple :Un fabricant de meuble clôt ses comptes le 30 juin. Il achète du bois au Brésil. La facture est datée du départ de l’exploitation forestière au Brésil : le 1 5/06. Le bois arrive par bateau dans le port du Havre le 15/07. Le dédouanement a lieu le 20/07 et l’arrivée à l’usine le 26/07.
Le contrat avec l’exploitation forestière précise que le transfert de propriété a lieu au moment du dédouanement, soit le 20/07.
La facture sera enregistrée en date du 15/06. Le fabricant n’a pas la disposition du bois avant la clôture de l’exercice, il n’en a pas non plus la propriété. Cet achat ne doit pas faire partie des comptes de l’exercice qui vient d’être clos. Il faudra donc également passer une écriture d’inventaire.
La date d’exécution d’un service
Comment peut-on connaître l a date d’exécution d’un service ?
Les services peuvent être ponctuels, réparation d’une machine, journée de formation, consultation d’un avocat, par exemple ou continus dans le temps, assurance, loyer, tenue de comptabilité, contrat de maintenance, par exemple.
a) Services ponctuels
Les dates d’intervention sont en général inscrites sur la facture. Un bon d’intervention, équivalent d’un bon de livraison, est signé par le client, ce qui permet d’avoir une trace écrite sur le fait que la prestation a bien eu lieu et à cette date.
b) Services continus
Les factures sont établies pour une période donnée, souvent une année pleine et en général en début de période.
La date d’émission de la facture coïncide rarement avec la date de début de l’exercice. Il faudra également en fin d’exercice tenir compte du chevauchement de la charge sur deux exercices.
Ces factures seront comptabilisées à leur date d’émission dans les comptes des locataires et dans les comptes de la société Immobilière.
Pour déterminer la charge de loyer de 1’exercice, les locataires devront constater que la facture du 26 décembre ne concerne pas l’exercice en cours.
Pour déterminer les produits de location, la société Immobilière devra constater que les factures de « vente » du 26 décembre ne concernent pas l’activité de l’exercice en cours.
La date d’enregistrement : exercice corrigé
Travail à faire : Déterminer les dates de comptabilisation des opérations suivantes.
1 ) Achat de matières premières.
La société Vert Océan fabrique et commercialise des articles de pêche. Elle a passé commande de pièces métalliques le 14 mars N. Une livraison partielle est reçue le 21 mars, le fournisseur ayant une rupture de
stock pour certaines références. La facture arrive au courrier du 24 mars ; elle est datée du 22 mars et comprend la totalité de la commande. La facture indique comme date d’échéance du règlement 30 jours. La livraison des références manquantes est reçue le 3 avril.
À quelle date doit être comptabilisée cette facture ?
2) Achat non stocké.
La date de clôture de la société Rouge Cyprès est le 31 décembre. Elle reçoit une facture d’électricité le 3 janvier N. Cette facture comprend :
- l’abonnement du mois de janvier N ;
- la consommation du mois de décembre N- 1 .
Sur quel exercice doit être constatée la charge correspondant à cette facture ?
3) Prestation de service.
La société Jaune Abricot a prévu dans sa politique de communication d’acheter un espace publicitaire dans un annuaire qui sera publié en février N+1 .
La commande est signée le 20 septembre, un acompte est versé le 12 novembre, le bon à tirer est signé le 26 novembre. À compter de cette date, plus aucune modification ne peut être acceptée. La facture est reçue après la parution fin février N+1 .
Sur quel exercice doit être constatée la charge correspondant à cette facture ?
Solution de l’exercice :
1) Achat de matières premières.
La facture est enregistrée à sa date d’émission, soit le 22 mars. Commentaire : Même en cas de contestation sur les articles manquants et de demande d’avoir, la facture sera comptabilisée le 22 mars.
Le service comptable doit conserver de façon extra-comptable les informations sur cette commande partiellement livrée pour pouvoir éventuellement faire les réclamations nécessaires auprès du fournisseur.
2) Achat non stocké.
L’ abonnement concernant le mois de janvier est une charge de l’exercice N. La consommation concernant le mois de décembre est une charge de l’exercice N-1.
Commentaire : La facture est enregistrée en N et une écriture d’inventaire sera enregistrée à la clôture de l’exercice N-1.
3) Prestation de service.
La parution ayant lieu en février N+1 , cette annonce est une charge de l’exercice N+ l .
Commentaire : L’acompte versé au mois de novembre ne correspondant à aucune facture de l’exercice N, sera comptabilisé dans un compte approprié : 409 « Avances et comptes versés sur commandes ».
merci pour cette précieuse information et très primordiale.
ma question est quelle est la date d’enregistrement des pénalités sur des paiements non encore effectués à la date de clôture et que je peux en calculer le montant théorique à cette date
exemple LA CNSS me doit au titre des cotisations du mois 06/2019 = 1047,25 dhs le montant des pénalités à la date de clôture est de 73.30 dhs
est ce que je peux les constater par crédit du compte 4441 en contre partie du compte 6583 (pénalités/cnss) au 31/12/2019 ou non?
merci pour votre dévouement
ali
C’est différent en droit fiscal