Méthodologie de l’audit social

La méthodologie de l’audit social prend en compte la spécificité du domaine étudié. La démarche de l’auditeur, comporte en particulier une enquête préliminaire. Elle s’achève par la remise d’un rapport d’audit.

Caractéristiques de l’audit social :

La spécificité de l’audit social a émergé progressivement en se différenciant de l’audit général et financier par le domaine étudié et les attentes suscitées.

Evolution des définitions de l’audit social :

Si l’audit social n’est pas une idée nouvelle, sa définition a évolué en fonction du domaine étudié et des méthodes adoptées.
L’existence de conceptions différentes de l’Audit social explique que le terme ne soit pas encore normalisé.

Raym et Vatier considèrent que l’audit social est «Un instrument de direction et de gestion et une démarche d’observation qui, à l’instar de l’audit financier et comptable, dans son domaine, tend à estimer la capacité d’une entreprise ou d’une organisation à maîtriser les problèmes humains ou sociaux que lui pose son environnement, et à gérer ceux qu’elle suscite elle-même par l’emploi du personnel nécessaire à son activité.»

Pierre Candou définit l’audit social comme «Une démarche indépendante et inductive d’observation, d’analyse, dévaluation et de recommandation reposant sur une des référentiels explicites, d’identifier, dans une première étape, les points forts et les problèmes induits par l’emploi du personnel, les contraintes, sous formes de coûts et de risques. Ceci conduit à diagnostiquer les causes des problèmes décelés à en évaluer l’importance et, enfin, à aboutir à la formation de recommandations ou propositions d’action qui ne sont jamais mises en œuvre par l’auditeur»

Alain Couret et Jacques Igalens proposent la définition suivante : «L’audit social aura pour mission d’analyser chaque facteur de risque et de proposer les recommandations de nature à les réduire. »

Spécificités de l’audit social :

La spécificité de l’audit social se fonde essentiellement sur la nature du domaine audité, qui détermine l’utilisation de certaines méthodes et techniques propres à ce type d’audit. La fonction ressources humaines a une dimension qualitative qui infléchit la méthodologie et en particulier dans le recueil d’informations et dans la recherche de référentiels spécifiques.

Pour parvenir au diagnostic ou pour suppléer l’insuffisance des informations quantitatives, l’auditeur utilise des méthodes et des techniques appartenant au domaine des sciences sociales. Il se différencie ainsi des autres types d’audit.

La démarche de l’auditeur :

D’après IGALENS J :Les principales étapes de la démarche sont la définition du cadre de la mission, l’enquête préliminaire , la préparation du programme de travail détaillé et la réalisation des travaux de la rédaction du rapport d’audit.

 Cadre de la mission :

L’ordre de mission remis à l’auditeur responsable fixe les caractéristiques de l’audit à mener selon les trois points suivants :.

Axes principaux :

Un audit de la formation peut avoir les objectifs ci-dessous :

• S’assurer qu’il existe en matière de formation un personnel suffisant ;
  Apprécier le bon emploi des sommes consacrées à la formation :

Étendue du contrôle :

Il est nécessaire de préciser les limites du champ et les points exclus.

Les méthodes et les moyens :

Les divers types d’audit doivent être précisés : audit de conformité, audit comptable, audit opérationnel.

L’organisation de la mission :

A partir du cadre défini par l’ordre de mission, l’auditeur est responsable de la mise en œuvre de moyens propres à assurer des résultats satisfaisants.
Quatre étapes peuvent être distinguées :

L’enquête préliminaire :

L’auditeur doit se familiariser avec l’activité à contrôler afin de déterminer les points significatifs du contrôle, élaborer un programme d’audit adapté, bien répartir son temps et ses efforts.

Etablissement du programme de travail détaillé :

Ce programme précise :

• Les personnes à rencontrer ;
• Les constatations matérielles à effectuer ;
• Les documents à utiliser ;
• La chronologie détaillée des interventions ;
• Le budget temps

Réalisation des travaux

Rédaction du rapport

Les travaux d’audit :

Conformément au programme arrêté, l’auditeur réalise les divers travaux d’audit. Parmi les travaux les plus fréquents, il faut mentionner :

 L’analyse par diagramme

Le diagramme doit faire ressortir :

• La division des responsabilités pour les opérations à effectuer ;
• La localisation des points d’action, de décision, de contrôle et de vérification ;
• La description des documents utilisés pour le transfert d’information ou d’instruction;
• La liaison avec d’autres circuits et les interconnexions.

Par sa représentation symbolique, le diagramme permet mieux qu’une description rédigée, d’appréhender la complexité des procédures, de mettre en évidence les sécurités et éventuellement les carences ou les redondances.

Les questionnaires d’audit

Pour mener à bien la collecte des informations, l’auditeur utilise une batterie de questions.

La forme du questionnaire dépendra des objets de la mission, du module audité.

L’auditeur dispose parfois de questionnaires standards qu’il adapte aux caractéristiques de l’entreprise et de la mission. Plus fréquemment, il construit son questionnaire autour des six familles de question : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Combien ? Comment ? Avec, après chaque réponse, une question de relance : Pourquoi ?

L’ensemble de ces questions décrit d’une façon complète la réalisation d’une tâche.

L’analyse des documents obligatoires

L’entreprise est tenue de rédiger périodiquement des déclarations et des rapports sur divers aspects de la GRH.

L’analyse de ces documents doit permettre à l’auditeur de porter un jugement sur le respect des dispositions applicables. Ces documents peuvent également fournir des informations nécessaires à la réalisation des missions.

Examen des manuels de procédure et des descriptifs de poste

L’examen des descriptions de poste apporte à l’auditeur des éléments importants pour apprécier l’efficience de l’organisation et la qualité de l’information.

L’auditeur utilise les descriptions existantes et contrôle leur validité. En leur absence, il pratique lui-même les analyses nécessaires à leur élaboration.

Les descriptions de poste ne présentent pas le détail des procédures. Celles-ci sont décrites dans les manuels.

Ces manuels regroupent l’ensemble des instructions et des notes de service qu’une personne doit appliquer. L’auditeur intervient à trois niveaux :

• Existence de procédures écrites portant sur les activités du poste;
• Fiabilité des procédures;
• Opérationnalité des procédures.

Par des sondages dans les services, il relève les procédures réelles qui parfois se substituent aux procédures formelles.

•  Les enquêtes auprès du personnel
• Le traitement des comptes rendus
• L’analyse des incidents critiques :

L’auditeur utilise l’arbre des causes pour reconstituer la chaîne causale.
L’arbre des causes permet d’identifier les responsabilités et d’élaborer des préconisations adaptées.

Parmi les différents travaux, l’auditeur choisit ceux qui sont adaptés à sa mission.

L’enquête préliminaire

Selon IGALENS : Toute mission d’audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et le problème à traiter. Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission.

Les modalités qui régissent la présence et le travail des hommes dans l’entreprise dépendent de contraintes externes et internes, des choix effectués et du poids du passé. Il faut, pour une connaissance préalable de l’entité auditée, identifier les caractéristiques technologiques, commerciales, économiques et financières qui ont un impact humain et social. Le bilan social de l’établissement et de l’entreprise contient une masse importante d’informations.

L’analyse de ce document complète la connaissance préalable de l’entité à auditer sur le plan des caractéristiques sociales, des politiques passées et du poids des décisions antérieures. Il est également nécessaire pour comprendre les politiques sociales de se référer aux choix de sa politique sociale. L’enquête préliminaire doit permettre d’identifier les axes et orientations mis en œuvre dans le domaine audité.

De nombreuses règles sont déterminées en dehors de l’entreprise par les pouvoirs publics ou conventionnellement, entre les organisations professionnelles patronales auxquelles adhèrent l’entreprise et les syndicats des salariés.

Connaissance générale de l’entité auditée :

Cette prise de conscience porte sur les caractéristiques techniques, commerciales et financières. Elle débute par un recueil d’informations générales et s’achève par la rédaction d’une fiche d’information.

Les informations générales

L’auditeur rassemble les chiffres significatifs, les données historiques et des informations sur la structure des responsabilités.

Les caractéristiques techniques

Il s’agit ici de faire ressortir les contraintes qui pèsent sur l’organisation du travail, les conditions physiques de travail, l’aménagement des temps, les niveaux de qualification, les risques et, plus généralement, l’ensemble des conditions de vie et de travail des salariés dans l’entreprise.

Une description succincte du cycle de production, des équipements et des postes de travail est nécessaire. L’auditeur sera particulièrement attentif aux aspects techniques pouvant avoir une incidence sur le thème de sa mission.
Si, par exemple, la mission concerne la formation, l’analyse des caractéristiques techniques est entrée sur les qualifications requises pour les différentes opérations et sur leur évolution à moyen terme. Les perspectives d’innovations et de mutations technologiques, la transformation des compétences requises font l’objet d’un intérêt particulier.

Les caractéristiques financières et économiques

Pour élaborer son programme de travail, l’auditeur doit connaître l’importance des enjeux. Il doit donc analyser les documents comptables et financiers.

Il s’intéresse également aux documents de comptabilité analytique afin de connaître les composantes du prix de revient.

Le suivi des charges liées au personnel sur plusieurs années permet à l’auditeur de mieux situer les points importants de sa mission.

La stratégie sociale de l’entreprise :

Toute mission d’audit social s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre d’une stratégie sociale, partie importante de la politique générale de l’entreprise.

L’auditeur, au cours de son enquête préliminaire, doit identifier les principaux axes de la politique humaine et sociale de l’entreprise.

La réglementation applicable :

La richesse du cadre légal, réglementaire et conventionnel en matière sociale limite la liberté d’action de l’entreprise. il est donc nécessaire d’identifier les règles applicables préalablement à toute mission d’audit. cet inventaire doit être particulièrement minutieux s’il s’agit d’un audit de conformité. Cette recherche des règles applicables est délicate du fait de la variété des sources : sources étatiques, sources conventionnelles, autres sources.

Le rapport d’audit

La réussite de la mission d’audit social repose sur la qualité de l’information transmise à la direction et sur sa volonté et sa capacité à l’exploiter.

Cette information est présentée selon diverses modalités. Elle doit répondre à plusieurs exigences. Sa qualité est essentielle. L’information porte sur trois points :

• Les travaux effectués, leur finalité et les constatations;
• L’opinion de l’auditeur;

Les recommandations permettant d’orienter l’action.nLa qualité de l’information résulte de la rigueur de la démarche présentée et de la pertinence et la praticabilité des recommandations. La réussite de l’audit repose également sur la mise en œuvre effective des recommandations et son suivi.

cette formule de L.SAWYER traduit l’importance du rapport comme outil de communication et comme appel à l’action  :

« L’auditeur doit voir son rapport sous le même angle qu’un vendeur considère l’occasion qu’il a d’offrir son produit au directeur d’une entreprise : une ouverture pour une présentation bien répétée, bien conçue et sans faille ».

Le rapport d’audit social peut revêtir trois formes :

• Rapport intermédiaire;
• Rapport oral;
• Rapport final.

Le rapport final comporte trois parties.
Les réalisations (travaux effectués et constations).
Quelle que soit la nature des investigations réalisées, il est nécessaire d’apporter au lecteur tous les éléments lui permettant d’apprécier la rigueur, la portée et les limites des travaux.

• L’opinion

C’est le jugement professionnel formulé par l’auditeur. elle repose sur les constations effectuées. Elle doit être l’expression exacte de ce que pense l’auditeur, ne comporter que des éléments justifiables et appuyés sur des faits.
Selon Peretti  « Une anomalie mineure n’entraîne pas la formulation d’une opinion défavorable. Leur multiplication constitue un élément négatif.

L’anomalie majeure empêche d’atteindre l’un des objectifs importants de l’entité. elle justifie généralement une opinion défavorable.

Une analyse des causes des anomalies est nécessaire. Les causes les plus souvent identifiées dans les missions d’audit social portent sur les quinze points suivants :

• Définitions insuffisantes d’objectifs;
• Définitions insuffisantes des responsabilités;
• Absence de guide de procédure et d’instructions adéquates;
• Formation insuffisante du personnel;
• Absence de dispositions propres à garantir le respect des dispositions légales ou internes;
• Absence de mise à jour et d’actualisation;
• Absence d’affectation d’un personnel suffisant;
• Absence d’affectation d’un personnel suffisant;
• Absence d’équipement suffisant;
• Absence de coordination;
• Absence de fixation ou de respect des délais;
• Attitude non satisfaisante du personnel;
• Erreurs humaines;
• Absence de fixation de priorité;
• Surveillance insuffisante.

L’analyse des causes permet d’orienter les préconisations.

• Les recommandations

Les attentes de la direction ne se limitent pas aux constatations et aux opinions. Elle souhaite que ces préconisations permettent d’améliorer la conformité et l’efficacité des pratiques, la définition et la mise en œuvre des politiques sociales.

Le rapport de l’auditeur doit donc s’achever sur des recommandations. En fonction des problèmes soulevés et des difficultés constatées, l’auditeur peut parfois formuler des propositions opérationnelles : Modification des procédures existantes, transformation de documents, précisions à apporter dans une définition de fonction, nouveaux circuits, etc. Ce n’est pas toujours le cas.

Dans de nombreux domaines, l’auditeur se limitera à proposer une démarche permettant d’aboutir à des recommandations opérationnelles : organisation d’un groupe de travail, d’une action de formation, recours à un expert interne ou externe, audits complémentaires. Etc.