L’extourne consiste à passer une écriture inversée annulant une écriture initiale. Il est important de noter que l’extourne ne doit pas être utilisée à la légère et doit être justifiée par une erreur ou une omission avérée. Les extournes excessives peuvent en effet perturber la bonne tenue de la comptabilité et nuire à la fiabilité des informations financières.
Lors de l’élaboration du bilan, nous avons vu qu’il était nécessaire de passer des écritures rattachant certaines charges et certains produits à l’exercice :factures non parvenues (FNP), factures à établir (FAE), charges constatées d’avance (CCA), produits constatés d’avance (PCA), produits à recevoir et charges à payer.
Il faut maintenant « extourner » ces écritures.
Définition de l’extourne
L’extourne consiste à passer une écriture inversée annulant une écriture initiale. Au 1er janvier N, on extourne les écritures passées au bilan N-1 qui concernaient les FNP, FAE, CCA, PCA, écritures qui avaient rattaché ces charges et produits à l’exercice N. La démonstration qui va suivre va mettre en évidence l’utilité des extournes.
Pour étayer ce point, prenons l’hypothèse d’un bilan clos le 31 décembre 2015 (N-1) pour lequel a été passée une écriture de FNP concernant le loyer de décembre 2015. L’écriture se présentait ainsi.
Voici maintenant les diverses étapes à suivre pour extourner cette écriture sur le nouvel exercice N.
1. Le report à nouveau
À l’issue du bilan N-1, sont d’abord établis les reports à nouveau au 1er janvier de l’exercice N (2016). Comme vu précédemment pour les opérations de fin d’exercice, on reporte d’un exercice sur l’autre les valeurs des comptes de bilan et on remet à zéro les comptes de gestion.
Concernant la facture de FNP de décembre 2015, elle est transposée dans les comptes 2016 avec un report à nouveau qui se fait ainsi:
– 200,00 € au débit du compte 4458 – TVA à régulariser;
– 1200,00 € au crédit du compte 408 – Fournisseurs, factures non parvenues;
– 0,00 € au compte 613 – Locations, car les comptes de charges et de produits ne sont pas générés en reports à nouveau.
Au 1er janvier N, on a donc les soldes suivants :
2. L’extourne
On extourne, pour le nouvel exercice (N), l’écriture concernant le loyer qui a servi à préparer le bilan, en la passant à l’envers.
À cette étape, après l’écriture inversée, le compte 613 présente un solde créditeur de 1000,00 €, ce qui est normal puisqu’il était déjà nul auparavant (pas de report à nouveau pour les comptes de charge).
Après l’extourne, les comptes se présentent désormais ainsi:
3. La situation des comptes après l’extourne
Grâce à l’extourne, on a la situation suivante:
– les comptes 408 et 4458 sont soldés, ce qui est logique en début d’exercice (ici au 1erjanvier N+l);
– le compte 613 – Locations est par contre créditeur – ce qui est inhabituel pour une charge -, mais la facture du loyer de décembre N-1 devrait bientôt arriver et être enregistrée en N.
Voici comment elle sera enregistrée au journal des achats.
Une fois cette facture enregistrée, les comptes se présenteront ainsi:
L’extourne a donc permis de remettre les comptes à la position qu’ils doivent avoir après l’enregistrement de la facture reçue en N :
• Le solde du compte 613 – Locations est nul puisque le loyer de décembre n’a pas à figurer en charge au titre du nouvel exercice, cette charge ayant déjà été imputée sur l’exercice précédent N.
• On a enregistré au compte 44566 – TVA déductible, de la TVA que l’on pourra récupérer ultérieurement (au moment de la prochaine déclaration de TVA). En N-1, pour l’écriture de la facture non parvenue, on avait utilisé le compte 4458 – TVA à régulariser car on ne pouvait pas récupérer cette TVA (puisque la facture n’avait pas été reçue).
• Sur le compte 401 – Fournisseurs, apparaît une dette de 1200,00 € qui sera régularisée quand on aura enregistré le paiement.
Si l’extourne permet ainsi de rétablir la position des comptes au 1er jour d’un exercice fiscal N pour les FNP, FAE, CCA, PCA, les produits à recevoir et les charges à payer enregistrés à la fin de l’exercice fiscal N-1, elles peuvent également avoir un intérêt lors de situations intermédiaires, comme on le verra plus loin.
Conclusion :
L’extourne en comptabilité est une opération qui consiste à annuler une écriture comptable enregistrée précédemment, afin de corriger une erreur ou une omission.
La comptabilisation d’une extourne se fait en deux étapes :
Annulation de l’écriture d’origine : On enregistre une écriture inverse de l’écriture comptable erronée, en utilisant les mêmes comptes et les mêmes montants, mais avec des signes inverses. Par exemple, si une dépense de 100 euros a été enregistrée à tort avec un débit sur le compte 606 « Achats non stockés de matières et fournitures », il convient d’enregistrer une extourne avec un crédit de 100 euros sur le compte 606.
Enregistrement de la nouvelle écriture : On enregistre ensuite la nouvelle écriture comptable corrigée. Dans notre exemple, si la dépense de 100 euros correspondait en réalité à l’achat de fournitures de bureau, on enregistrera une nouvelle écriture avec un débit de 100 euros sur le compte 607 « Achats de fournitures de bureau » et un crédit de 100 euros sur le compte bancaire ou caisse concerné.
