Méthodologie de l’audit des stocks : notions et cas particulier

Dans ce qui suit on va essayer de résumer au maximum la méthodologie de l’audit des stocks . Les principaux objectifs de l’audit des stocks : Tous les mouvements de stock sont saisis et enregistrés , tous les stocks enregistrés sont protégés et appartiennent à l’entreprise , les stocks sont correctement évalués.

Les étapes fondamentales de la mission d’audit des stocks :

Audit des stocks: l’ordre de mission

L’ordre de la mission est l’acte de naissance de la mission d’audit. Il peut s’agir d’une « lettre de mission » qui est un document contractuel échangé entre une entreprise et un intervenant extérieur, ou d’un mandat donné par la Direction Générale à l’Audit Interne et répond à trois principes essentiels :

Premier principe : l’Audit interne ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il est là pour réaliser les missions qui lui sont confiées et dont la décision ne lui appartient pas.
Deuxième principe : l’ordre de mission doit émaner d’une autorité compétente, c’est Le plus souvent la Direction Générale ou le Comité d’Audit s’il en existe un.
Troisième principe : l’ordre de mission permet l’ information à tous les responsables concernés

Audit des stocks : la phase de la préparation

Exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d’attention et d’ apprentissage, et une bonne connaissance de l’ entreprise car il faut savoir où trouver la bonne information et à qui la demander. Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires avant de passer à l’action.

La prise de connaissance :

Sans connaître nécessairement le métier de l’ entité à auditer, l’auditeur doit au moins en avoir la culture pour être en mesure de comprendre les explications qu’ il va chercher et solliciter, plus généralement, pour se faire admettre aisément. L’auditeur va donc planifier sa prise de connaissance en ayant soin de prévoir le ou les moyens les plus appropriés pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission.

Ces moyens sont :

1. Questionnaire de prise de connaissance : Il est élaboré à partir les dossiers d’audits, rapports d’audits antérieurs, notes de services, les documents à jour sur les méthodes et procédures de travail, les rapports et comptes rendus de service à auditer, les notes relatives à des modifications récentes ou à venir dans l’organisation, les responsabilités ou les méthodes de travail.

2. Les interviews : Elles sont tout à la fois un moyen de connaître et un moyen de se faire connaître.

3. Les grilles d’anlyse des tâches pour bien comprendre les principaux acteurs

4. Flow Charts pour analyser le circuit des documents essentiels

5. Rapprochements statistiques divers

En matière d’audit des stocks, l’auditeur doit avoir une connaissance de :

6. La nature des produits stockés

7. Les instructions de prise d’ inventaire

8. La nature des systèmes comptable et de contrôle interne utilisés en matière de stocks ;

9. Méthode d’évaluation et de valorisation des stocks

Évaluation des risques

Il s’agit d’une « identification des zones à risques », on identifie les endroits où les risques les plus dommageables sont susceptibles de se produire, plutôt que d’analyser les risques eux-mêmes. Le but est de construire de façon modulée un programme en fonction non seulement des menaces mais également de ce qui a pu être mis en place pour y faire face.

Il existe deux pratiques pour identifier les risques : La première consiste à faire une impasse sur cet aspect en pensant avoir une bonne connaissance du sujet, définissant aussitôt leur programme d’audit. C’est approuvable tant que le sujet est simple, dans le cas contraire, certaines entraves peuvent se présenter tels que :

a. L’omission de certaines zones de risques essentiels,
b. Une importance exagérée accordée aux questions accessoires.

La seconde se focalise sur l’identification des forces et des faiblesses en analysant en détail les conséquences, en calculant le degré de confiance, en assortissant le tout de commentaires. C’est certes du bon audit, mais un peu trop excessif à ce stade car on analyse l’audit  des stocks avant de l’avoir commencé.

Ces deux pratiques correspondent à deux types d’analyse, elles ont des incidences directes sur le contenu des phases ultérieures de la mission :

Une approche « in abstracto » :

Qui consiste à définir les risques potentiels à partir de considérations générales, ou de la connaissance préalable que l’on peut avoir de la situation au sein de l’ entreprise.

Par exemple : Risque de perte ultérieure dû à une mauvaise évaluation des stocks ou un risque fiscal suite à une mauvaise valorisation de stock. Cette approche va entraîner, des observations réalisées sur le terrain en grande quantité et de façon approfondie ; il y aura donc une phase de réalisation d’autant plus importante que la phase préparatoire aura été brève.

Une approche « in concreto »

Qui consiste à définir les risques réels en appliquant en sorte un audit  des stocks avant audit à travers des prises de contact, des observations. Cette approche va donc transformer la phase de réalisation en une validation rapide sur le terrain des observations antérieures.

Audit des stocks : La phase de réalisation

Fait appel aux capacités d’ observation, de dialogue et de communication. C’est à ce stade que l’ auditeur va procéder aux observations et constats qui vont lui permettre d’ élaborer la thérapeutique. Certains aspects de contrôle interne étant couverts dans les cycles achats ou ventes, nous n’examinerons ici que :

1. le contrôle comptable,
2. l’identification et la protection des stocks,
3. l’imputation des coûts de production,
4. la valorisation,
5. les contrôles globaux de vraisemblance.

Contrôle comptable

Généralement, un contrôle interne sera caractérisé par :

• L’utilisation et le contrôle de pièces prénumérotées et approuvées pour mouvementer les stocks (bons de réception, bons de livraison, bons de sortie de production…),
• L’existence d’inventaire permanent ou de fiches de stock, de préférence tenus par d’autres personnes que les gardiens des marchandises (qui souvent tiennent pour eux mêmes un cahier des entrées et sorties ou des fiches de magasin),
• L’utilisation de pièces comptables prénumérotées et approuvées pour mouvementer les inventaires permanents comptables (généralement les doubles des documents décrits plus haut),
• L’enregistrement correct des stocks à l’extérieur (tenue de fiches séparées par article, lieu d’entreposage…),
• L’enregistrement correct des stocks n’appartenant pas à l’entreprise (consignation, dépôt, prêts…) par la tenue de fiches par article et par bénéficiaire,
• Les contrôles réciproques entre services (Réception, Expédition, Magasin) et une analyse des écarts,
• Un contrôle adéquat des mouvements par les services de production, d’expédition et les gestionnaires de stocks et une analyse des écarts.

Identification et protection des stocks

Les éléments suivants sont en général indicatifs d’un bon contrôle en la matière :

• La responsabilité des stocks est confiée à une personne bien précise,
• Les stocks sont physiquement protégés des risques naturels (assurances, bâtiment…) et des vols ou détériorations (endroits clos, gardiens, extincteurs…),
• Des comptages physiques réguliers et un contrôle sont assurés par une personne n’ayant pas la garde des stocks,
• Des procédures d’inventaire physique adéquates permettant des comptages exacts ainsi que la description et l’identification des stocks endommagés ou en quantité excessive,
• Un rapprochement entre quantités physiques et quantités théoriques est opéré et une recherche des écarts est réalisée,
• Des feuilles de comptages prénumérotées sont utilisées,
• Un contrôle réciproque entre services (Réception, Expédition, Magasin) est effectué,
• Il existe un contrôle adéquat des mouvements par la production, l’expédition et les gestionnaires de stocks,
• Des procédures de séparation d’exercice appropriées sont définies, tant pour les achats et les ventes que pour la production.

Imputation des coûts de production

Les principaux aspects positifs d’un bon contrôle interne à ce niveau sont les suivants :

• Existence d’une comptabilité analytique rapprochée de la comptabilité générale et comprenant entre autres :
  Une analyse correcte des consommations de matières grâce à des bons de production, fiches suiveuses, etc, et l’émission d’un document pour tout mouvement physique des magasins vers la chaîne, à l’intérieur de la chaîne, et de la chaîne vers les magasins de produits finis,
  Une prise en compte des pertes et déchets et leur contrôle,
  Un traitement correct des temps morts, arrêts de production, etc,
  Une imputation correcte des frais généraux de production,
  La prise en compte de la sous-activité (à l’exclusion de la valorisation des stocks),
  Analyse de l’importance des écarts permettant de juger du caractère raisonnable du système de coûts dans le cas où un système de coûts standard est utilisé.

Valorisation

Un contrôle interne satisfaisant à ce niveau doit permettre :

· De justifier à tout moment la décomposition des coûts de revient et permettre leur rapprochement avec les coûts réels dans le cas d’utilisation de coûts standards,
· L’existence d’un inventaire permanent ou de fiches de stocks tenues en quantité et en valeur,
· L’existence de procédures permettant de déterminer le prix du marché ou le prix de réalisation nette,
· Une revue régulière des stocks obsolètes endommagés ou à faible rotation et la constitution de provisions adéquates.

Contrôles globaux de vraisemblance

On citera entre autres :

· La comparaison de prix unitaires entre exercices,
· La comparaison des marges brutes et taux de rotation,
· Les statistiques comparées de production, consommation, déchets, etc,
· La revue finale des stocks et de leur valorisation par un responsable élevé dans la hiérarchie.

La phase de conclusion

Cette phase exige une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction. L’auditeur va élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de sa récolte. Dans cette phase, l’ auditeur informe l’ entreprise des erreurs et les corrections éventuelles de ces erreurs, il peut également proposer des améliorations. Vu l’importance de la prise de l’inventaire dans la mission d’audit des stocks, on a jugé utile de présenter en détail son déroulement.

Méthodologie d’audit de l’inventaire par observation physique

L’ auditeur intervient :

• Avant l’inventaire physique
• Au cours de l’inventaire
• Après l’inventaire
  

Intervention avant la prise d’inventaire :

Connaissance préalable de :

1. Stocks, lieux de stockage et processus de production ;
2. Le système de contrôle interne de fonction achat, vente, production (existence de bons d’ entrée, de sortie, de transfert, de production pré numérotés ou non, séparation des tâches) ;
3. La gestion des stocks (existence de fiches de stocks, d’ un inventaire permanent informatisés ou non…) ;
4. Instructions de prise d’ inventaire ;

Évaluation des instructions

L’ auditeur s’assure que les instructions comportent les informations nécessaires pour permettre la fiabilité de la saisie des quantités et des autres informations, il peut utiliser pour cette évaluation :

1. la liste aide mémoire des principales procédures d’ inventaire physique
2. le questionnaire d’ inventaire physique

L’ auditeur obtient des informations précises sur les points suivants :

3. les dates et heures de début et de fin de la prise d’ inventaire
4. les modalités de la prise d’ inventaire (inventaire complet, partiel, tournant,…)
5. les lieux de stockage et les produits qui seront inventoriés
6. les modalités de saisie et de recoupement des travaux en cours
7. l’existence de stock en dépôt ou en consignation dans l’ entreprise et appartenant à des tiers ou de stocks appartenant a l’ entreprise et se trouvant chez des tiers.

Il est important d’obtenir les procédures et de procéder à leur évaluation suffisamment à l’avance, afin que l’ entreprise puisse effectuer les modifications qui s’ imposent, pour assurer la fiabilité des comptages et de leur centralisation.

Visite préalable sur les lieux

Une visite des lieux de stockage avant l’inventaire permet à l’ auditeur de s’ assurer que les articles sont correctement rangés pour pouvoir être recensés dans de bonnes conditions

Programme et planning

Les informations recueillies permettent à l’auditeur : De planifier son intervention

1. dans le temps, en fonction des dates prévues
2. dans l’espace, en fonction des lieux où se déroule l’ inventaire

De préparer un programme de travail adapté tenant compte des particularités de l’ entreprise :

3. domaines sensibles
4. nature et volume des sondages et contrôles à effectuer
5. natures des informations à collecter De prévoir les collaborateurs nécessaires compte tenu des travaux planifiés

Intervention pendant l’inventaire

Application des instructions de l’inventaire

Les contrôles portent essentiellement sur : La façon dont la prise d’ inventaire est effectuée par le personnel de l’ entreprise et par conséquent sur la façon dont les procédures sont appliquées Il est important d’ assister au début et à la fin de l’ inventaire.

Au début pour s’assurer que :

· L’ inventaire va se dérouler dans de bonnes conditions
· Les instructions ont été bien comprises et sont correctement suivies

A la fin pour :

· Contrôler la procédure de centralisation des fiches et feuilles de comptage
· Pour prendre une copie de la feuille de suivi des fiches

L’ auditeur doit s’ assurer au moyen de sondages que :

· Les unités de comptage sont correctement utilisées
· Les appareils de mesure ou de comptage sont fiables
· Le contenu des cartons ou autre conteneurs correspond bien aux articles relevés
· Les piles ne comportent pas de manquants
· Toutes les zones où peuvent se trouver des stocks sont biens repérées
· Les fiches de comptage sont correctement remplies par les équipes de comptage

Sondages sur les quantités

L’ auditeur effectue un certain nombre de comptage qu’ il consigne dans les dossiers pour contrôle ultérieur avec l’ inventaire définitif :

· Désignation, référence et localisation de l’ article
· Unité de comptage
· Quantité comptée par l’ auditeur, par le personnel de l’ entreprise, et celle figurant éventuellement sur les fiches de stocks de l’ inventaire permanent

Le volume de ces sondages est fixé par l’ auditeur en fonction :

· De sa connaissance de l’ entreprise
· Du contrôle interne de la fonction stocks
· De la qualité de la procédure de prise d’ inventaire
· De la qualité de l’ application de cette procédure

L’ auditeur organise ces contrôles pour s’ assurer que :
· Tout élément existant physiquement est correctement recensé
· Tout élément recensé existe physiquement

Pour ce faire, il sélectionne des éléments :
· Sur les aires de stockages, et s’ assure qu’ ils sont ou seront correctement saisies sur les fiches de comptage
· Sur les fiches de comptage de l’ entreprise et s’ assure qu’ il existe bien physiquement.

Les sondages effectués, relevés sur ses feuilles de travail, lui permettront de s’ assurer que les fiches n’ ont pas été modifiées Il peut également faire un relevé ou des copie d’ un certain nombre de fiches établis par le personnel de l’ entreprise.

Indépendance des exercices

Les informations relevées dépendent du système prévu par l’ entreprise, elles consistent à relever :

Lorsqu’ il existe des documents pré numérotés :

· Les derniers numéros des documents utilisés jusqu’ à la date d’ inventaire
· Bon de réception et de retours des clients
· Bon de livraison et de retours aux fournisseurs

Lorsqu’ il existe un inventaire permanent :

· Les bons de transfert entre magasins ou du stock de matières premier vers les encours,
· Les derniers bons de production.

Intervention après l’inventaire

Contrôle de la centralisation des quantités

Après la prise d’ inventaire, l’ auditeur doit s’ assurer que :

• Les comptages effectués par le personnel sont correctement centralisés
• Que les quantités dont l’ existence physique a été démontrée sont bien celles qui sont utilisées pour valoriser l’ inventaire Il s’ assure également :
• Du report de toutes les fiches sur l’ état des stocks, par sondage à partir des fiches, ou par contrôle des séquences numériques
• Que seules les fiches d’ inventaire ont été reprises sur l’ état des stocks, par sondage à partir de l’ état des stocks, ou par contrôle des séquences numériques
• Que les récapitulations sont arithmétiquement exactes, par des sondages sur les calculs effectués manuellement ou au moyen d’ outils informatique d’ aide à l’ audit
• Que les informations éventuelles relatives à la dépréciation des stocks relevées lors de l’ inventaire sont prises en compte

Suivi des sondages et informations relevées

Ce suivi est effectués grâce au :

• Recoupement du résultat des sondages effectués lors de l’ inventaire physique par l’ auditeur, et des informations collectées avec l’ état d’ inventaire utilisé pour la valorisation
• Pointage des fiches de comptages photocopiées avec l’ état d’inventaire valorisé
• Pointage des numéros et des fiches de comptage avec les fiches rendues utilisées par les équipes et notées sur la feuille de suivi des fiches

Séparation des exercices

A partir des informations relevées lors de l’inventaire physique, les contrôles suivants sont effectués :

Période qui précède l’inventaire :

• Comparaison des bons de réception dont les numéros sont antérieurs au dernier numéro relevé lors de l’ inventaire avec les factures d’ achat correspondantes, en s’ assurant qu’ elles ont été comptabilisées avant la date d’ inventaire.
• Comparaison des bons d’expédition dont les numéros sont antérieurs au dernier avec les factures de ventes correspondantes, en s’assurant qu’ elles ont été comptabilisées avant la date d’ inventaire.

Période postérieure à l’inventaire (à l’inverse)

• Les bons d’ expédition, dont les numéros sont postérieurs au dernier ne doivent pas avoir donné lieu à l’ enregistrement d’ une facture de vente ou d’ un avoir au client avant la date d’ inventaire
• Les bons de réception dont les numéros sont postérieurs au dernier numéro ne doivent pas donner lieu à l’ enregistrement d’ une facture d’ achat avant la date d’ inventaire

CAS PARTICULIERS

Lieux de stockage multiples

Lorsque l’inventaire se déroule en plusieurs endroits, l’auditeur doit déterminer à quel endroit il doit se rendre, compte tenu de l’importance relative des stocks et de l’évaluation du risque de non contrôle en ces différents endroits.

Inventaires tournants

Lorsque les quantités en stocks doivent être déterminées à l’issue d’un inventaire physique auquel assiste l’auditeur ou lorsque l’entité procède par inventaire tournant et que celui-ci y assiste une ou plusieurs fois au cours de l’année, l’auditeur doit, en règle générale, observer les procédures d’inventaire et effectuer des tests de comptage. Lorsque l’entité procède par inventaire tournant pour déterminer le stock de fin d’exercice, l’auditeur doit, à travers la mise en œuvre de procédures appropriées, apprécier si les raisons à l’origine des écarts importants entre le comptage physique et les registres d’inventaire sont bien comprises et si les enregistrements sont correctement ajustés.

Stocks détenus par des tiers

Lorsque les stocks sont sous la garde et le contrôle d’un tiers, l’auditeur doit, en règle générale, obtenir confirmation directe de ce tiers quant aux quantités et à la qualité des stocks détenus pour le compte de l’entité. L’auditeur doit envisager :

• Tout défaut apparent d’intégrité et d’indépendance du tiers concerné ;
• D’assister lui-même, ou de s’arranger pour qu’un confrère puisse assister à l’inventaire physique des stocks ;
• D’obtenir le rapport du confrère sur le caractère adéquat des contrôles internes en place chez le tiers afin de s’assurer que les stocks sont correctement comptés et suffisamment protégés ;
• D’examiner la documentation relative aux stocks détenus par des tiers (par exemple, si des bons de réception en magasin sont donnés en nantissement).

Estimation des quantités physiques : Lorsque l’entité a recours à des procédures d’estimation de quantités physiques (pour évaluer un stock de charbon, par exemple) l’auditeur doit s’assurer du caractère raisonnable de ces procédures.

Inventaire réalisé à une autre date que celle de clôture

Pour des raisons pratiques et lorsque le contrôle interne est jugé suffisant, l’inventaire physique des stocks peut avoir lieu à une date différente de la date de clôture de l’exercice. Dans de tels cas, l’auditeur doit, à travers la mise en œuvre de procédure appropriées, apprécier si les variations de stocks intervenus entre ces dates sont correctement enregistrées.

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