Les congés payés représentent une période de repos pendant laquelle les employés sont dispensés de leur activité professionnelle. Ce répit, inscrit dans le code du travail, doit être observé scrupuleusement sous peine de conséquences, notamment en cas d’accident du travail.
En France, les congés payés sont acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. Ils sont acquis à partir du premier jour de travail effectif, et sont plafonnés à 30 jours ouvrables par an.
Diverses règles encadrent les congés payés, énoncées soit dans le code du travail, soit dans le plan comptable général. Sur le plan juridique, ces règles touchent à :
- L’acquisition des congés payés (CP) par les salariés.
- Les directives à suivre pour la prise des congés.
- Le calcul de l’indemnité de congés payés.
Comment calculer les congés ?
Pour le calcul des congés, la loi assimile à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à quatre semaines ou 24 jours de travail (art. L. 223-4).
Attention : les 24 jours correspondent à une semaine de 6 jours ; il faut retenir une équivalence de 22 jours pour une semaine de 5,5 jours et de 20 jours pour une semaine de 5 jours (ou encore de 16 jours pour une semaine de 4 jours).
Trois bases de calcul existent donc :
1 – les mois entiers accomplis de date à date (ex : 1er juillet au 1er août, 13 septembre au 13 octobre, 21 février au 21 mars…) ;
2 – les périodes de 4 semaines complètes (qui ne se suivent pas obligatoirement (ex : 1 semaine en juin, 1 en juillet, 2 en octobre) ;
3 – les périodes de 20 jours de travail (qui ne se suivent pas obligatoirement). Chacune de ces bases de calcul donne droit à 2.5 jours ouvrables de congés. La plus favorable doit être retenue.
La durée des CP est fixée à 2,5 jours ouvrables par mois de travail, plafonnée à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines.
Calcul :
2,5 jours x 12 mois = 30 jours ouvrables
6 jours ouvrables = 1 semaine (du lundi au samedi)
30 jours ouvrables = 5 semaines
Le terme « jour ouvrable » exclut les dimanches, les jours de repos hebdomadaire et les jours fériés. Ainsi, sauf jour férié, une semaine compte 6 jours ouvrables.
Le 13 septembre 2023, la Cour de cassation a émis trois arrêts renforçant les droits des salariés en matière de congés payés, en accord avec le droit de l’Union européenne. Désormais, les périodes d’arrêt maladie ou d’accident non professionnel sont considérées comme des périodes de travail effectif pour l’acquisition de CP.
En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’acquisition des congés se poursuit pendant toute la durée de l’arrêt, et les employeurs doivent garantir aux salariés le droit à congé. Ces nouvelles dispositions sont immédiatement applicables, bien que le Code du travail n’ait pas été modifié. Toutefois, les implications de cette jurisprudence restent à préciser.
Le 15 novembre 2023, la Cour de cassation a transmis deux questions prioritaires de constitutionnalité (QPC) au Conseil constitutionnel pour évaluer la constitutionnalité des dispositions du Code du travail concernées, au regard du droit au repos, à la santé et du principe d’égalité. Une réponse est attendue dans un délai de 3 mois, tandis que le gouvernement continue ses travaux d’expertise.
Décompte des congés payés pris
Le décompte des jours de CP se fait en jours ouvrables. Si l’horaire hebdomadaire dans une entreprise est étalé sur 5 jours, avec le lundi ou le samedi chômé, ces jours restent considérés comme ouvrables. Le premier jour de congé décompté est celui où le salarié aurait normalement travaillé, et le dernier jour ouvrable de la période de congés est pris en compte, même s’il correspond à une journée non travaillée.
Qu’est-ce qu’un « jour ouvrable » ?
Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés chômés. Le samedi, même non travaillé, est un jour ouvrable. Ainsi, les 30 jours ouvrables auxquels le salarié a droit pour les 12 mois de travail effectif correspondent à 5 semaines de vacances. Il ne faut pas confondre les jours « ouvrables » et les jours « ouvrés », qui sont les jours effectivement travaillés de la semaine (du lundi au vendredi, en général).
L’incidence d’un jour férié pendant le congé dépend de sa coïncidence avec un jour normalement travaillé dans l’entreprise.
Indemnité de congés payés :
Deux types d’indemnités existent : l’indemnité normale pour les congés effectivement pris, et l’indemnité compensatrice destinée à rémunérer un congé non pris, souvent versée en fin de contrat.
Bien que les modes de calcul soient similaires, ces deux indemnités apparaissent différemment sur la fiche de paie. L’article L.3141-22 prévoit deux méthodes de calcul : la règle du dixième et le maintien de salaire. Pour chaque salarié, le calcul se fait selon la méthode la plus avantageuse.
Comptabilisation des CP
En comptabilité, les CP sont enregistrés par deux écritures distinctes : une pour la prise des congés et une autre pour les droits acquis à la clôture de l’exercice, généralement appelée provision pour congés payés.
Comptabilisation de la provision en fin d’exercice
La provision pour CP est comptabilisée à la clôture de l’exercice. Le montant estimé figure au débit du compte 6412 Rémunération du personnel – congés payés et au crédit du compte 4282 Dettes provisionnées pour CP. Les montants des charges sociales et fiscales estimés sont débités des comptes 645 Charges sociales et 631/633 Impôts et taxes sur rémunérations, et crédités des comptes 4382 Organismes sociaux – charges sociales sur CP et 4482 Charges fiscales sur CP.
Comptabilisation des congés payés au moment de la prise :
Les CP acquis doivent être enregistrés en comptabilité en tant que charges à payer. Les congés payés pris doivent être enregistrés en tant que charges constatées d’avance.
Les congés payés pris sont comptabilisés simultanément avec la paie mensuelle. Le montant brut de l’indemnité de CP est débité du compte 6411 Rémunérations du personnel – salaires et appointements, les charges sociales patronales sont débitées des comptes 645 Charges de Sécurité sociale et de prévoyance, et la contrepartie est créditée du compte 421 Personnel – rémunérations dues pour le montant net, avec la différence dans les comptes des organismes sociaux 43.
Les jours de CP acquis sont calculés en fonction du salaire brut du salarié. Le salaire brut pris en compte est le salaire de base, sans les primes et les indemnités.
La comptabilisation des congés payés au moment de la prise est une méthode comptable qui consiste à comptabiliser les indemnités de congés payés au moment où les salariés les prennent, plutôt qu’à la clôture de l’exercice comptable. Cette méthode est autorisée par le Code du travail, mais elle n’est pas obligatoire.
En quoi consiste la comptabilisation des congés payés au moment de la prise ?
La comptabilisation des congés payés au moment de la prise consiste à comptabiliser les indemnités de congés payés sur la paie du mois au cours duquel les congés sont pris. Cette comptabilisation se fait en deux étapes :
- Enregistrement des indemnités de congés payés brutes
L’indemnité de congés payés brute est égale au salaire de base du salarié, majoré des primes et gratifications versées au cours de l’exercice, divisé par le nombre de jours travaillés au cours de l’exercice, puis multiplié par le nombre de jours de congés pris.
Par exemple, si un salarié a un salaire de base mensuel de 2 000 €, des primes de 500 € par mois et qu’il a pris 15 jours de congés payés, l’indemnité de congés payés brute s’élèvera à :
2 000 € + 500 € = 2 500 €
2500 € / 21,67 = 115,23 €
115,23 € * 15 = 1 728,45 €
L’enregistrement comptable des indemnités de congés payés brutes se fait sur le compte 6412 « congés payés provisionnés ».
- Enregistrement des charges sociales et fiscales sur les indemnités de congés payés
Les indemnités de congés payés sont soumises aux charges sociales et fiscales. Le montant des charges sociales et fiscales à payer est calculé sur la base de l’indemnité de congés payés brute.
Par exemple, si les charges sociales et fiscales sur les salaires s’élèvent à 25 %, le montant des charges sociales et fiscales à payer sur les indemnités de congés payés sera de :
1 728,45 € * 25 % = 432,11 €
L’enregistrement comptable des charges sociales et fiscales sur les indemnités de congés payés se fait sur les comptes suivants :
- 4282 « dettes provisionnées pour congés à payer » : pour le montant des charges sociales et fiscales à payer à l’URSSAF et aux autres organismes sociaux
- 6412 « congés payés provisionnés » : pour le montant des charges sociales et fiscales à payer à l’État
Avantages et inconvénients de la comptabilisation des congés payés au moment de la prise
La comptabilisation des congés payés au moment de la prise présente plusieurs avantages :
- Elle permet de mieux appréhender le coût des congés payés pour l’entreprise.
- Elle facilite le contrôle des charges sociales et fiscales à payer.
- Elle permet de simplifier la déclaration des congés payés à l’URSSAF.
Cependant, cette méthode présente également quelques inconvénients :
- Elle peut entraîner une augmentation des charges sociales et fiscales à payer au cours de l’exercice.
- Elle peut nécessiter une gestion plus précise des dates de prise des congés payés.
La comptabilisation des congés payés au moment de la prise est une méthode comptable qui présente des avantages et des inconvénients. L’entreprise doit choisir la méthode qui lui convient le mieux, en fonction de ses besoins et de ses contraintes.
Comptabilisation de la provision pour CP en fin d’exercice
La comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d’exercice est une méthode comptable qui consiste à comptabiliser les indemnités de congés payés à la clôture de l’exercice comptable, en fonction des droits acquis par les salariés au cours de l’exercice. Cette méthode est obligatoire en France.
En quoi consiste la comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d’exercice ?
La comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d’exercice consiste à enregistrer deux écritures comptables :
- Enregistrement de la provision pour congés payés brutes
La provision pour congés payés brute est égale au salaire de base du salarié, majoré des primes et gratifications versées au cours de l’exercice, divisé par le nombre de jours travaillés au cours de l’exercice, puis multiplié par le nombre de jours de congés acquis.
Par exemple, si un salarié a un salaire de base mensuel de 2 000 €, des primes de 500 € par mois et qu’il a acquis 25 jours de congés payés, la provision pour congés payés brute s’élèvera à :
2 000 € + 500 € = 2 500 €
2500 € / 21,67 = 115,23 €
115,23 € * 25 = 2 880,75 €
L’enregistrement comptable de la provision pour congés payés brutes se fait sur le compte 6412 « congés payés provisionnés ».
- Enregistrement des charges sociales et fiscales sur la provision pour congés payés
Les indemnités de congés payés sont soumises aux charges sociales et fiscales. Le montant des charges sociales et fiscales à payer est calculé sur la base de la provision pour congés payés brute.
Par exemple, si les charges sociales et fiscales sur les salaires s’élèvent à 25 %, le montant des charges sociales et fiscales à payer sur la provision pour congés payés sera de :
2 880,75 € * 25 % = 720,19 €
L’enregistrement comptable des charges sociales et fiscales sur la provision pour congés payés se fait sur les comptes suivants :
- 4282 « dettes provisionnées pour congés à payer » : pour le montant des charges sociales et fiscales à payer à l’URSSAF et aux autres organismes sociaux
- 6412 « congés payés provisionnés » : pour le montant des charges sociales et fiscales à payer à l’État
Avantages et inconvénients de la comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d’exercice
La comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d’exercice présente plusieurs avantages :
- Elle permet de respecter les obligations légales.
- Elle permet de lisser les charges sociales et fiscales sur les salaires.
- Elle permet de simplifier la déclaration des congés payés à l’URSSAF.
Cependant, cette méthode présente également quelques inconvénients :
- Elle peut entraîner une sous-estimation des charges sociales et fiscales à payer au cours de l’exercice.
- Elle peut nécessiter une gestion plus précise des dates de prise des congés payés.
Conclusion
La comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d’exercice est une méthode comptable qui présente des avantages et des inconvénients. L’entreprise doit choisir la méthode qui lui convient le mieux, en fonction de ses besoins et de ses contraintes.
Exemple d’écriture comptable
Voici un exemple d’écriture comptable de la provision pour congés payés en fin d’exercice :
6412 | Congés payés provisionnés | 2 880,75 €
4282 | Dettes provisionnées pour congés à payer | 2 880,75 €
Cette écriture enregistre la provision pour congés payés brute de 2 880,75 €.
Compensation des CP
Les CP non pris au cours de l’année civile peuvent être compensés par un paiement en argent. Cette compensation doit être effectuée au plus tard le 31 mai de l’année suivante.
Conclusion
L’acquisition, le calcul, la compensation et l’enregistrement comptable des congés payés sont des obligations légales pour les employeurs. Il est important de bien comprendre ces obligations afin de les respecter et d’éviter tout litige avec les salariés.