Les opérations de rémunération du personnel constituent des opérations courante set sont gérées de façon mensuelle au sein de l’entreprise. Ces opérations engendrent des relations avec différents tiers : les salariés, les organismes sociaux et le Trésor public.
Les éléments constitutifs de la rémunération du personnel
A. Le salaire
Sous le terme de salaire se cachent différentes notions :
Les cotisations sociales
Nature des cotisations
Les cotisations sociales sont des versements obligatoires qui donnent droit aux salariés à des prestations sociales. Une part de ces cotisations est à la charge du salarié (cotisations salariales), et l’autre à la charge de l’employeur (cotisations patronales). Dans tous les cas, c’est l’employeur qui assure le versement de l’ensemble des cotisations aux organismes collecteurs.
Lors de l’enregistrement comptable des cotisations sociales, la ventilation devra être réalisée en fonction des risques couverts (pour les comptes de charge) et des organismes collecteurs (pour les comptes de tiers).
Les documents liés à la rémunération du personnel
Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel qui récapitule, par ordre d’embauche, les informations relatives aux salariés, ainsi que les dates de début et de fin de contrat.
Tout salarié doit recevoir un bulletin de paie à l’occasion du paiement du salaire de son salaire.
Depuis 2017, le bulletin de paie doit en principe être dématérialisé, sauf si le salarié le refuse.
Le bulletin de paie doit respecter un modèle standard, qui présente l’avantage d’être simplifié, de façon à rendre compréhensibles les différents montants de cotisations sociales à la charge de l’employeur et du salarié.
Le livre de paie récapitule les différents bulletins de paie de l’entreprise. C’est à partir de ce dernier que l’on enregistre en comptabilité les opérations liées aux salaires. Périodiquement, l’employeur doit déclarer les salaires versés au moyen de la Déclaration sociale nominative : la DSN est un fichier mensuel produit à partir de la paie qui permet de simplifier et de d’automatiser la transmission des déclarations sociales.
Enregistrement comptable de la rémunération du personnel (la paie)
Le livre de paie du mois de septembre d’une entreprise fait mention des informations suivantes :
- Salaires bruts : 7 500 € (dont 500 € de prime)
- Oppositions sur salaires : 200 €
- Acompte versé au salarié Martin le 10/09 : 300 €
- Impôt sur le revenu prélevé à la source : 350 €
Étape 1 – enregistrement éventuel des acomptes versés sur salaires
Tant que le bulletin de paie n’est pas établi, l’acompte constitue une créance sur le salarié.
Étape 2 – enregistrement du salaire brut
Le salaire brut constitue une charge pour l’employeur. Dans le cas de versements de primes, elles sont enregistrées dans le compte 6413.
Étape 3 – enregistrement des retenues salariales : cotisations sociales salariales, acomptes versés, oppositions et retenue à la source
Les cotisations sociales à la charge du salarié sont décomptées par l’employeur au moment de la paie pour être reversées aux différents organismes sociaux. Elles ne constituent pas une charge puisqu’elles viennent en diminution de la dette vis-à-vis du salarié. Il est à noter que l’URSSAF est en charge du recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’assurance chômage.
Étape 4 – enregistrement des cotisations sociales patronales
Les cotisations patronales constituent une charge pour l’employeur. La ventilation comptable respecte la nature des cotisations.
Étape 5 – paiement du salaire net
Le compte 421 (rémunérations dues) est soldé.
Étape 6 – paiement effectif des cotisations sociales aux organismes sociaux
Les comptes de tiers 431 et 437 sont soldés. Ils avaient au préalable été crédités des cotisations sociales salariales (étape 3) et patronales (étape 4).
Quel est le coût d’un salarié pour l’employeur ?
Salaire brut (comptes 641) + Cotisations sociales patronales (comptes 645)