Les charges à payer sont des charges qui doivent être rattachées à l’exercice qui s’achève, alors qu’en l’absence de pièces justificatives (par exemple une facture du fournisseur qui n’est pas parvenue) leur comptabilisation n’a pas été effectuée. Les comptes de charges à payer sont des comptes de dettes (malgré la présence du mot « charges » dans leur appellation), ils sont rattachés à des comptes de tiers créditeurs, c’est-à-dire des tiers vis-à-vis desquels l’entreprise a une dette. Ils figurent donc dans le bilan et non dans le compte de résultat. C’est la présence du chiffre 8 à la fin du numéro de compte qui permet de les identifier.
À chaque compte de tiers créditeurs est attaché un compte de « Charges à payer » comme le montre le tableau suivant :
| Comptes de tiers créditeurs | Comptes de charges à payer |
| 16 – « Emprunts et dettes assimilées » | 1 688 – « Intérêts courus » |
| 40 – « Fournisseurs » | 408 – « Fournisseurs – Factures non parvenues » |
| 419 – « Clients créditeurs » | 4198 – « Rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoirs à établir » |
| 42 – « Personnel et comptes rattachés » | 428 – « Personnel – Charges à payer et produits à recevoir » |
| 43 – « Sécurité sociale et autres organismes sociaux » | 438 – « Sécurité sociale – Charges à payer et produits à recevoir » |
| 44 – « État et autres collectivités publiques » | 448 – « État – Charges à payer et produits à recevoir » |
| 445 – « État – TVA » | 4458 – « TVA sur facture à recevoir » |
Seuls quelques exemples de « charges à payer » seront étudiés dans cet article.
Comptabilisation des « charges à payer »
Prenons l’exemple d’une entreprise qui achète des matières premières et les réceptionne au cours de l’exercice N. Les matières premières vont donc figurer dans ses stocks. Le fournisseur n’a toujours pas envoyé la facture à la clôture de l’exercice N : l’achat n’est pas enregistré dans les comptes de l’entreprise alors que la charge a pris naissance au cours de l’exercice N. Pour respecter le principe d ‘indépendance des exercices, l’entreprise doit régulariser la situation et inscrire la charge (achat de matières premières) au compte de résultat de N.
La régularisation revient à débiter un compte de charges, ici le compte 601 pour un achat de matières premières, et à créditer un compte de « charges à payer », dans ce cas le compte 408 « Fournisseurs – Factures non parvenues ».
Les comptes de « Charges à payer » sont des comptes transitoires, l’écriture de régularisation est contrepassée ce qui permet de solder le compte de « Charges à payer » par le crédit du compte de charges, ici le compte 601 . Le compte 601 est alors créditeur (il enregistre une charge négative). Lorsque l’entreprise va recevoir la facture de la part de son fournisseur, le compte 601 sera débité pour le montant HT de l’achat. Au final, le compte 601 sera soldé et ne pèsera donc pas sur le résultat de l’exercice N +1 . Seul l’exercice N supportera le montant de la charge.
La régularisation et la contrepassation permettent donc de rattacher la charge à l’exercice concerné, ici l’exercice N.
Cas d’une facture non parvenue
Au cours du mois de décembre N, l’entreprise Ludino achète des marchandises pour un montant HT de 1 500 €. Elle a reçu les marchandises mais à la clôture des comptes, le 3 1/12/N, le fournisseur ne lui avait toujours pas fait parvenir la facture. La facture est reçue en janvier N+1 .
Quel problème cela pose-t-il ? Les marchandises sont intégrées dans les stocks de l’entreprise Ludino mais en l’absence de facture, elle ne peut pas enregistrer la charge correspondante dans le compte de résultat. Elle est donc dans l’incapacité de rattacher les charges à l’exercice N et doit procéder à une régularisation.
La régularisation va consister à transférer la charge de l’exercice N + 1 vers l’exercice N qui est l’exercice à l’origine de cette charge. Pour cela, on va utiliser le compte transitoire 408 « Fournisseurs – Factures non parvenues ».
Le compte 44586 est une subdivision du compte 4458 « État, TVA à régulariser ». Il permet d’enregistrer le montant de la TVA dans l’attente de la réception de la facture.
Le débit du compte 607 permet d’imputer la charge sur l’exercice N et de faire apparaître une dette spécifique envers le fournisseur de marchandises dans le compte 408. Les comptes 408 et 44586 étant des comptes transitoires, l’écriture va être contre-passée à l’ouverture de N+1 .
À l’issue de cette écriture, les comptes 408 et 44586 sont soldés. Le compte 607 est créditeur. Ainsi, lorsqu’il sera débité au mois de janvier, lors de la réception de la facture, pour un montant de 1 500 €, son solde sera nul : la charge liée à l’achat des marchandises en décembre N sera neutre pour le résultat de N+1 . Le principe d’indépendance des exercices est effectivement respecté.
Cas des intérêts courus à payer
Les intérêts sur emprunt courent sur toute la durée séparant deux échéances. Par exemple, si un emprunt a été contracté le 0 1/06/N, les intérêts vont porter sur une période de 1 2 mois, entre le 01 /06/N et le 30/05/N+ 1 . Les intérêts seront payés à échéance, c’est-à-dire le 30/05/N.
Quel problème cela pose-t-il ? La totalité de la charge d’intérêt va être supportée par l’exercice N + 1 et aucune charge ne sera enregistrée en N.
Par conséquent, à la fin de l’exercice N, il va falloir enregistrer la fraction des intérêts qui courent sur 7 mois, du 01/06/N au 31/12/N : on va rattacher à l’exercice N les charges d’intérêt qui lui sont imputables soit (7/12)e du montant de l’échéance annuelle.
Prenons l’exemple de l’entreprise Ludino qui souscrit un emprunt bancaire de 10 000 € au taux de 5 %, le 01/06/N. Les remboursements annuels sont payables le 30/05 de chaque année. Les intérêts à payer au titre de la première annuité, le 30/05/N+l , s’élèvent à : 10 000 x 5 % = 500 €
Au 3 1/12/N, les intérêts qui ont couru au titre de l’exercice N s’élèvent à : 500 x (7/1 2) = 291 ,67 €
Ce montant, 291 ,67 €, doit figurer dans les charges de l’exercice N, dans le compte 661 « Charges d’intérêt ». Le compte 661 est débité par le cré dit d’un compte de charges à payer, le compte 1 688 « Intérêts courus ».
Le compte 1688 est un compte transitoire et l’écriture de régularisation est contre-passée à l’ouverture de l’exercice N +1 .
À l’issue de cette écriture, le compte 1688 est soldé.
Le compte de charge 661 présente un solde créditeur de 291,67. Le 30/05/N+l , il va être débité pour le montant total de la charge d’intérêt soit 500 €.
À la clôture de l’exercice N+l , il va présenter un solde débiteur de 500 – 291 ,67 = 208,33 €, ce qui correspond à la fraction de la charge de N+1 sur 5 mois, du 1er janvier au 30 juin : 500 x (5/12) = 208,33 €.
Finalement, le mécanisme des intérêts courus, par le biais du compte transitoire 1688, a permis de rattacher la charge d’intérêt sur emprunt pour leur fraction respective sur les exercices N (7 mois) et N+ l (5 mois). Le principe d’indépendance des exercices est respecté.