Le premier élément à la base de la comptabilité est la « pièce comptable». Sans pièce comptable, la tenue de la comptabilité est impossible. Tout achat, aussi minime soit-il, doit être accompagné d’un justificatif, au minimum un ticket de caisse. Puisque la pièce comptable permet l’enregistrement des opérations comptables, une bonne organisation comptable est nécessaire: elle commence par le classement des pièces, selon leur nature (on aura un classeur pour les factures de vente, un classeur pour la banque, par exemple .. . ).
La pièce comptable
La pièce comptable, document qui constitue une preuve, peut être: une facture;
- un ticket de caisse;
- un relevé d’opérations bancaires;
- un talon de chèque;
- un bulletin de paie;
- un bordereau de charges sociales, etc.
Conseil
Le classement des documents
Une bonne organisation comptable commence par un bon classement. Tant que l’ entreprise garde une taille modeste, elle peut se contenter de quelques classeurs. Une entreprise récente peut même commencer avec un seul classeur, qui sera subdivisé par le biais de plusieurs intercalaires avec les libellés suivants:
- Général entreprise, pour les éléments permanents d u dossier tels les statuts, extraits KBIS, RIB et diverses indications mentionnant les références de l’entreprise (Siret, code APE . .. ).
- Factures clients
- Factures achats pour les achats en général et les frais généraux .
- Banque pour les relevés et les opérations bancaires.
- Personnel pour les bulletins de paie et les dossiers des salariés (contrats de travail).
- Charges sociales pour l’Urssaf, la retraite complémentaire …
- Fiscalité pour les déclarations de TVA, les impôts, les taxes, etc .
Par la suite, plus l’activité va se développer, plus les pièces deviendront nombreuses. Il faudra alors ouvrir plusieurs classeurs: un pour les factures, un pour les paies, un autre pour la banque …
Le classement chronologique des pièces est conseillé, les pièces les plus récentes étant positionnées au-dessus. En effet, lorsqu’on a besoin de consulter des documents – factures, relevés de banque, déclarations sociales, TVA … , c’est souvent dans les pièces les plus récentes que se fait la recherche.
Les journaux comptables
Historiquement, les livres comptables étaient tenus de manière manuscrite. Aujourd’hui, la comptabilité est informatisée, mais le vocabulaire est resté le même: on parle toujours d’ « écritures comptables» (ou aussi d’« écritures saisies», maintenant) inscrites aux «journaux». Et une écriture enregistrée constitue une «imputation »: par exemple, l’achat de timbres est« imputé» au débit du compte 626 – Frais postaux et de télécommunications.
Toutes les opérations de l’entreprise doivent être inscrites en comptabilité. Et toutes les écritures comptables sont inscrites aux journaux.
Parmi ces journaux, il existe:
- les journaux de trésorerie, qui enregistrent les paiements effectués ou reçus, tels le journal de caisse et le journal de banque;
- le journal des achats, qui comptabilise les factures d’achat;
- le journal des ventes, qui comptabilise les factures de vente;
- le journal des opérations diverses, qui enregistre les paies, les déclarations de TVA, les corrections ou régularisations diverses,
les écritures de préparation au bilan …
En fonction de l’organisation de la société, il y aura d’autres journaux dont nous verrons ultérieurement l’utilité (journal de situation, journal des à nouveaux . .. ).
Les journaux comptables reprennent un certain nombre d’informations, plus ou moins détaillées. Voici comment se présentent les écritures d’un journal.
Cette présentation est simplifiée. En réalité, il peut y avoir d’autres colonnes avec d’autres libellés – N° de ligne, Référence, Date d’échéance … , mais cette présentation simplifiée suffit pour expliquer la méthode.
Les colonnes N° de compte, Débit et Crédit permettent l’enregistrement des écritures en fonction de la méthode comptable détaillée plus loin. On considérera cette manière de procéder comme une technique de classification des comptes, qui suit les règles comptables en vigueur.
En résumé, l’enregistrement des opérations comptables s’effectue à partir des pièces comptables, puis des écritures inscrites dans les journaux comptables.
En cas de controle, les pieces comptables doivent etre conservees pour prouver sa bonne foi. Les pieces justificatives sont des preuves qui viennent demontrer les chiffres inscrits dans les documents comptables. Si elles peuvent paraitre anodines, les pieces justificatives sont importantes et peuvent donner lieu a d importantes amendes ! Le responsable d une entreprise se doit, tous les ans, de convoquer une assemblee generale qui permettra aux associes d approuver les comptes de la societe. Une fois les comptes approuves, le chef d entreprise doit deposer au greffe du tribunal de commerce les comptes annuels. La aussi, l aide d un expert-comptable est recommandee pour appuyer le vote des comptes annuels.