Enregistrement (comptabilisation) des factures de vente

Dans le cours précédent, l’entreprise procédait à l’enregistrement de ses factures fournisseurs et à leur paiement. Considérons maintenant l’entreprise en tant que fournisseur elle-même et étudions  toutes les opérations relatives à ses clients. Les explications débutent avec l’enregistrement d’une facture type. Avant tout, voici un petit rappel nécessaire:

Rappels :

1. En comptabilité, il est d’usage de parler de facture « doit » et de facture « d’avoir ».
Dans le langage courant, on parle simplement de facture et d’avoir.

2. Tout au long de ce didacticiel, nous utiliserons le compte général 411 Clients dans nos exemples.
Il est néanmoins vivement conseillé de créer des sous-comptes spécifiques pour vos fournisseurs attitrés. Ces sous-comptes sont désignés sous le vocable de comptes auxiliaires.

Ce sont ces comptes auxiliaires que vous devrez créditer ou débiter en lieu et place du compte 411, par exemple 411112, si les entreprises Durand sont référencés dans nos comptes sous ce numéro.
Il faut noter que l’enregistrement des factures de vente est  » symétrique  » à celui des factures d’achat.

Voici la facture à enregistrer :

L’enregistrement comptable de cette facture :

Remarques:

• Le compte 411 – Clients est débité du montant TTC quand le compte 707 – Ventes de marchandises (7 = un compte de produits) est crédité du montant HT.
• La TVA est désormais collectée et au débit. Et son numéro de compte, 4457, porte également un 7 en 4e position pour faire le pendant avec le compte de produits 707.

On s’aperçoit bien que l’enregistrement d’une facture de vente présente une certaine symétrie avec celui d’une facture d’achat: le compte de charges, commençant par le chiffre 6, s’accompagnait au débit du compte 44566 (TVA déductible) qui porte un 6 en 4eposition.

Concrètement, l’enregistrement des factures de ventes se passe souvent comme on vient de le voir, mais le compte de produits utilisé peut varier selon le type d’activité ou les prestations de l’entreprise. Voici les comptes que l’entreprise peut utiliser quand elle réalise une opération de vente:

• 701- Ventes de produits finis
• 703 – Ventes de produits résiduels
• 704 – Travaux
• 706 – Prestations de services
• 707 – Ventes de marchandises
• 708 – Produits des activités annexes
• 709 – Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise

N.B. : par exception aux autres comptes de produits, le compte 709 -Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise est enregistré au débit, tout comme le compte 609 – Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats était enregistré au crédit par opposition aux autres comptes de charges enregistrés au débit.

Notre entreprise décide maintenant de faire une facture d’avoir de 500 € HT à son client. Puisque la facture est négative, c’est bien un avoir.

Cet avoir sera enregistré dans le journal des ventes de manière inversée par rapport à la facture initiale.

Voici maintenant une facture de notre entreprise un peu plus compliquée puisqu’il y a un escompte et des frais de port. Voici l’enregistrement de cette facture.

Les escomptes accordés sont indépendants de la transaction principale (la vente des marchandises), ils correspondent à une minoration pour un paiement anticipé.

On enregistre maintenant le règlement par chèque du client.

Si on devait encaisser du même client un acompte de 1000 €, l’écriture serait passée avec le compte 4191 – Clients, avances et acomptes reçus.

Les éléments de forme, le contenu et les mentions obligatoires d’une facture

La facture est un document que doivent établir :

• les fournisseurs pour indiquer le transfert de propriété des biens vendus;
• les prestataires pour indiquer la réalisation d’un service.

Si la forme de la facture est assez libre dans sa présentation, elle doit néanmoins comporter un certain nombre d’informations obligatoires,comme:

• la date et le numéro (avec une numérotation consécutive) de la facture ;
• la raison sociale du vendeur (le nom de la société) et son adresse;
• le type de société (SARL, SA, EURL, SAS…) et son capital social;
• les numéros de Siret et de TVA; la date d’échéance et les délais de règlement ;
• les conditions d’escompte en cas de paiement effectué avant l’échéance;
• les pénalités pour retard de paiement encourues par le client;
• le nom du client et son adresse;
• la désignation des produits vendus ou des prestations réalisées;
• les quantités, les prix hors taxes par article;
• le taux de TVA;
• les rabais, remises, ristournes accordés quand il y en a;
• le total HT, le montant de la TVA et le total TTC.

Notez qu’une facture peut être réalisée sous forme dématérialisée (support informatique).

Connaissez-vous les trois « R» et l’escompte

Ces termes – Remise, Rabais, Ristourne, Escompte – correspondent tous les quatre à une diminution de la somme à payer, mais leur signification est différente. En voici l’explication.

Remise : Cette déduction résulte principalement d’un geste commercial.
Rabais: C’est une diminution du prix de vente résultant d’un défaut de qualité du produit ou de la marchandise vendue.
Ristourne : Cette déduction est accordée au client en fonction d’un certain chiffre d’affaires atteint sur une période donnée, afin d’encourager le volume de ses achats.Exemple: «2 % de ristourne accordée à partir de 25 000 € d’achats».
Escompte : Cette diminution du prix à payer fait suite à un paiement anticipé du client. Si les conditions de l’escompte ne figurent pas sur la facture, le fournisseur n’est pas contraint de l’accorder.

Cas pratique :Enregistrement des factures de ventes

Enregistrez les factures suivantes, puis, pour les deux premières, leur règlement par chèque le 6 juin.

Correction : Enregistrement des factures de vente