Le système d’information (SI) peut être décomposé en système d’information opérationnel (permettant la collecte des informations à la source) et en système d’information stratégique, permettant, après traitement de cette information, de proposer aux décideurs des outils leur permettant la prise de décision.
Rôle opérationnel et stratégique du système d’information
A. Rôle opérationnel du système d’information
Le système d’information doit permettre la réalisation optimale des opérations quotidiennes et des processus d’affaires. Le SI opérationnel permet d’améliorer la communication entre les différents services de l’entreprise et entre l’organisation et son environnement. Il permet aussi de collecter un volume de plus en plus important d’informations générées par différents outils nécessaires à la mise en œuvre des principales fonctions de l’entreprise.
Le système d’information (SI) opérationnel peut regrouper :
- le SI bureautique (données générées par les outils bureautiques),
- le SI comptable et gestion des ressources humaines (logiciels comptables, d’immobilisation, de paye et les documents générés),
- le SI production et fabrication (robots ou capteurs (objets connectés) ou outils automatisés des ateliers de production),
- le SI commercial et marketing (documents commerciaux d’achat ou de vente, de gestion des stocks),– le SI logistique répondant à un besoin de plus en plus important de traçabilité et alimenté par des modules de SCM (Supply chain management ou Gestion de la chaîne logistique, GCL) permettant de suivre le transport depuis le fournisseur jusqu’au client ainsi que les différentes étapes de stockage.
Les entreprises doivent également se doter d’outils pour faire face à une concurrence accrue sur les marchés :
- outils de CRM (Customer relationship management ou Gestion de la relation client, GRC) : informations sur les prospects ou sur les clients dans le but de les fidéliser ;
- outils de SRM (Supplier relationship management ou Gestion de la relation fournisseur, GRF) : informations sur les fournisseurs pour optimiser les approvisionnements.
Ces différents SI doivent être interconnectés les uns avec les autres (on par le d’interopérabilité) en ayant recours soit à un PGI (progiciel de gestion intégré),logiciel permettant la communication de différents modules autour d’une base de données unique, soit à un EAI (Enterprise application intégration ou Intégration des applications de l’entreprise, IAE), plateforme permettant la communication grâce à des connecteurs (middleware).
Des zones d’échange interne se développent soit pour travailler en équipe avec des outils collaboratifs (groupware) soit avec des workflows pour permettre l’échange d’information de façon automatisée et régulée entre les différents modules et les différents utilisateurs. Les échanges avec les partenaires extérieurs s’automatisent avec l’EDI (échange de données informatisé) pour améliorer la communication avec les services fiscaux, le cabinet d’expertise, ainsi qu’avec les clients, fournisseurs et transporteurs. Le rôle opérationnel du SI est donc primordial pour faire face aux besoins quotidiens d’information et de communication. Mais il ne faut pas négliger le rôle stratégique du SI.
B. Rôle stratégique du SI
Le SI a un rôle stratégique car il permet aux dirigeants une meilleure prise de décision. Les données mémorisées dans le SI Opérationnel vont être extraites pour être analysées, croisées avec d’autres informations et combinées avec des outils mathématiques pour détecter des tendances ou proposer des statistiques. Cela va permettre aux dirigeants de suivre l’évolution de l’activité et disposer de tableaux de bord de façon à regrouper des indicateurs pouvant déclencher des alertes ou confirmer des prévisions.
À travers cette informatique décisionnelle ou Business Intelligence (BI), les informations en provenance de sources très variées dans et hors de l’entreprise (bases de données, CRM, documents bureautiques, sites web, réseaux sociaux…) vont être collectées puis regroupées après harmonisation et historisation dans un entrepôt de données (datawarehouse).
Toutes ces informations caractérisées par un volume très important et qui se développent rapidement constituent le big data (mégadonnées ou données massives). Ce concept est souvent caractérisé par 3 V : Volume, Vitesse et Variété, souvent complété par Valeur et Véracité.
Aujourd’hui, le développement du cloud computing (Informatique en nuage) permet aux entreprises de louer des espaces de stockage hors de leur entreprise et de leurs serveurs internes pour faire face à cet afflux de données. Il est souvent fait appel à l’intelligence artificielle pour exploiter ce volume considérable de données et en extraire des informations adaptées aux décideurs. D’autres outils vont être utilisés pour traiter ces informations et déceler des tendances, faire des prévisions, constituer des statistiques ou élaborer des indicateurs de contrôle :
- les techniques de datamining (forage de données) permettant de découvrir des corrélations, des tendances ou des incohérences ;
- les hyper cubes OLAP (traitement analytique en ligne) permettent de représenter et croiser les données sous plusieurs dimensions ;
- les requêtes permettant d’extraire des informations de la base dans un langage normalisé : le SQL (Structured query language) ;
- le reporting (reddition de compte) permet de produire des tableaux de bord, d’établir des rapports d’activité à destination des décideurs. Tous ces outils vont fournir aux décideurs des données élaborées, transformées, prêtes à être exploitées facilement par ceux qui en ont besoin.
Les niveaux du système d’information
Ce système d’information peut être cartographié pour le présenter sous forme de vues : la vue métier (les processus), la vue fonctionnelle (les principales fonctions), la vue applicative (les applications) et la vue technique (les matériels).
A. L’architecture métier
Le SI doit évoluer en fonction de la stratégie de l’entreprise pour permettre la réalisation des décisions. Un système d’information inadapté peut conduire à l’échec d’une stratégie. Il est donc nécessaire de procéder à l’alignement stratégique du système d’information avec la stratégie de l’entreprise. Il est important de tenir compte des objectifs métiers pour définir la stratégie du système d’information. Ces objectifs métiers vont être déterminés à travers la modélisation des processus utilisés, s’appuyant sur un ensemble d’activités et de tâches accomplies en réponse à un événement extérieur ou interne à l’entreprise. C’est une représentation qui répond à la question « pourquoi ? ».
B. L’architecture fonctionnelle
C’est la description des fonctionnalités attendues du SI pour réaliser les différents processus schématisés au niveau métier, ainsi que l’identification des interactions entre ces différentes fonctions. Cette vision fonctionnelle répond à la question « quoi ? ».
C. L’architecture applicative
Après avoir identifié les fonctions, il est nécessaire de les implémenter à travers différentes applications et de couvrir les interactions nécessaires entre ces applications (interopérabilité assurée soit par PGI soit par EAI).Cette vision informatique du SI répond à la question « comment ? ».
D. L’architecture technique
Enfin, la dernière vue représente l’architecture technique sur laquelle seront déployées les applications (les serveurs et équipements réseau…). Ce sont le plus souvent des matériels internes à l’entreprise mais ils peuvent aussi être externalisés sur le cloud (informatique en nuage).
Cette dernière vision informatique répond à la question « avec quoi ? ».
Ces différentes cartographies permettant d’avoir une vision complète du SI sont souvent réalisées avec le concours du gestionnaire ou du comptable car ils ont une approche transversale et globale de la situation de l’entreprise et une connaissance approfondie des processus utilisés dans l’organisation. Il est donc fait appel à eux pour rédiger le cahier des charges ou pour coordonner les projets permettant l’évolution du système d’information.
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